Produtos confinados
Imagine que você tem uma loja de bebidas e vende um whisky de R$ 250. Obviamente você terá que redobrar a atenção sobre ele, pois o valor agregado é alto!
Uma opção para proteger esses produtos é ter um espaço confinado. Você pode guardá-los em armários ou prateleiras devidamente trancados. Quando acontece uma venda, um colaborador responsável acessa o espaço confinado e entrega o produto ao cliente.
Ao utilizar esse método é sempre bom escolher lugares visíveis e estratégicos para que não prejudique a venda desses produtos.
Não há regra exata sobre quais produtos manter em confinamento. Porém, você pode fazer uma análise da seguinte maneira: produto pequeno e de alto valor. Exemplos de produtos que podem ser confinados:
- Perfumes
- Aparelhos de barbear e cargas
- Eletrônicos
- Bebidas importadas
Embalagem "falsa"
Outra opção de prevenção para produtos de alto valor agregados é colocar na prateleira apenas as embalagens dos produtos.
Por exemplo, ao invés de colocar a vodka russa que custa muito dinheiro na prateleira, você coloca a sua caixa. O cliente que quiser comprá-lo, levará a caixa até o PDV e lá pegará seu produto.
É importante sinalizar na prateleira que o produto será retirado no caixa, para não confundir seu cliente.
Carnes nobres do açougue
Ao realizar os lançamentos de perdas e inventários de estoque no seu açougue, fique atento as divergências encontradas nas carnes nobres. Elas são as preferidas dos malandros e esses desvios podem representar muita grana. São exemplos de carnes nobres:
- Picanha
- Alcatra
- Filé mignon
- Contra-filé
Caso esses cortes apresentem perdas recorrentes, tome as seguintes ações:
- Faça um acompanhamento diário de contagens nesses produtos, observando se a perda mantém ou não. Caso elas se mantenham, é provável que sua equipe não esteja caprichando nos cortes.
- Faça uma reunião com a equipe sobre rentabilização de cortes nobres para não haver desperdícios.
- Se necessário, faça uma amostra de corte ideal e coordene a equipe a seguir aquele padrão.
- Continue com os balanços periódicos, almejando sempre ficar dentro do padrão levantado.
Controle de saída e descarte
É essencial que haja uma averiguação em todos os produtos que são descartados. Com esse tipo de controle será possível identificar se os itens que estão sendo jogados fora realmente estão impróprios para consumo ou venda.
Se você possui um açougue que trabalha com decomposição (desossa) fique atento aos descartes dos resíduos. Geralmente esses resíduos são colocados em caixas e depois são descartados ou vendidos para uma empresa coletora. Verifique se nas caixas de resíduos não estão colocando carnes “boas” no meio. Infelizmente esse tipo de situação é muito comum.
O ideal é colocar um colaborador designado a averiguar todos os produtos que estão sendo descartados na sua empresa.
Itens processados
Você já deve ter visto em supermercados e hortifrutis produtos embalados descascados e cortados, certo? Esses são os itens processados.
Além de ser uma boa ideia para os clientes que buscam praticidade, eles são uma alternativa para redução de perdas.
Por exemplo, um mamão que foi manuseado de forma errada e acabou estragando uma pequena parte dele. O destino óbvio seria o descarte desse item inteiro, portanto, se eu cortar o mamão ao meio, eu consigo vender a metade boa dele, em uma bandeja.
Outra boa ideia é montar kits de produtos processados. Por exemplo, você pode fazer um “kit sopa”, utilizando legumes reaproveitados, embalá-los e vender com uma boa margem de lucro.
Mas fique atento: itens processados não significa vender itens estragados. Você venderá somente produtos próprios para consumo. Mantenha sempre o respeito com o seu cliente.
Outro ponto de atenção é a viabilidade. Para fazer esses produtos processados você precisará de mão de obra, verifique se o custo da pessoa que realiza o processamento desses produtos é compensado com a venda dos mesmos.
Central de reaproveitamento
Em uma linha semelhante aos itens processados, reaproveitar produtos é uma boa maneira de reduzir as perdas do seu negócio.
Por exemplo, se em um supermercado algum pacote de sabão em pó acabou caindo da prateleira e estourando, podemos utilizá-lo para a limpeza da própria empresa invés de descartar esse produto.
Se você realizar uma análise de todos os itens antes de serem descartados tenho certeza que conseguirá "resgatar" uma boa quantidade para serem reaproveitados.
Organize um espaço físico na sua empresa para alocar esses produtos. Oriente sua equipe a levar para esse espaço todos os produtos danificados. Determine uma pessoa para averiguar se é possível reaproveitar algum desses produtos antes de descartá-los.
Vendas 50%
As vendas 50% são uma forma de vender o seu produto antes dele ficar impróprio para uso ou consumo. O método consiste na redução do preço dos produtos para impulsionar as vendas.
Esse método pode ser aplicado a situações como:
- Produtos que estão com datas de vencimentos próximas.
- Produtos com pequenos defeitos que não interfiram no desempenho do produto, por exemplo, uma panela de pressão com um pequeno risco em sua lateral.
Seja sempre transparente com seu cliente. É interessante que ele saiba o porquê deste desconto para que não haja nenhuma insatisfação. Na prática, coloque alguns tipos de avisos nesses produtos, de modo que qualquer um tenha conhecimento.
Fiscalizar os produtos recebidos
É muito mais complicado prevenir perdas se os produtos que você compra para a sua empresa já entrar danificados ou próximo de vencer. Uma maneira para já identificar esse tipo de problema é realizar um processo eficaz no recebimento desses produtos.
Fiscalize a qualidade dos produtos
A pessoa responsável pelo recebimento deve averiguar a qualidade de todos os itens e ao encontrar qualquer avaria já deve realizar alguma ação sobre ele. Defina:
- Quais os padrões de qualidades necessário para o recebimento do produto?
- Ao chegar produto com qualidade inferior, qual procedimento realizar? Devolver, desconto, etc.
Fiscalize a data de vencimento dos produtos
- Faça uma tabela com a validade mínima que será aceita no recebimento de produtos.
- Se você possui um mix muito grande de produtos, faça essa tabela considerando setores ou departamentos.
- Crie regras para o que deve ser feito quando as validades não cumprirem o requisito mínimo.
Carrinho teste
O carrinho teste é um método para identificar possíveis erros dos colaboradores em seus caixas. Para isso você vai “fingir” uma compra em seu estabelecimento. Vou te mostrar um passo a passo:
- Determine quem fará a compra teste: Como é uma espécie de pegadinha para seu operador de caixa, obviamente não pode ser alguém que ele conheça. Procure uma pessoa “desconhecida” para fazer essa compra teste;
- Escolha os produtos: Para essa compra teste, escolha os produtos com mais probabilidade de erros. Por exemplo, se você tem um supermercado, monte um carrinho de compras com:
- Itens nobres do açougue pesado em códigos de produtos mais baratos.
- Frutas e verduras pesadas com código errado.
- Produtos passados por baixo do caixa ou no carrinho.
- Produtos escondidos dentro de outros.
- Passe produtos com amarrações de quantidades, exemplos: caixas de leites e cervejas.
Passe os produtos no caixa: Escolha um caixa para passar esse carrinho cheio de pegadinha. Oriente a pessoa que está passando o carrinho para “assumir um personagem” e tentar passar todos os produtos do modo errado.
Dê a devolutiva imediata: Após passar o carrinho teste, verifique quanto seria o valor se vendido corretamente e qual o valor passado no caixa. Apresente esse resultado para o operador que passou o carrinho, mostre quais foram os erros cometidos e oriente prestar mais atenção nas próximas vezes.
Histórico: Mantenha um histórico dos produtos que dão problemas constantes nessas verificações e apresente para a equipe em geral, solicitando mais atenção nas passagens de compras.
Monitoramento do caixa
Seja um erro de um colaborador inexperiente ou um cliente “espertinho” que usa de má fé para sair com vantagens, todos são problemas que resultam em perdas na sua empresa.
A tecnologia é uma grande aliada na prevenção de perdas nos caixas, porém, sem uma expertise humana ela pode ser “só mais um custo”. Por exemplo, não adianta investir muito dinheiro em um software que identifica erros nos caixas se não é tomado nenhuma medida para prevenir problemas futuros.
Fique atento:
- Tenha um fiscal de caixa para validar as operações de caixa, como cancelamentos, descontos, entre outros.
- Oriente fiscal e operador de caixa a se atentar a pontos cegos que podem ser utilizados para furtos.
- Fique atento a clientes com crianças. Muitas vezes as crianças pegam produtos na mão e passam sem registrar no caixa.
- Treine sua equipe para identificar notas falsas.
Primeiro, ao saber que existe esse monitoramento qualquer funcionário ou cliente já pensará duas vezes antes de realizar esse tipo de delito. Além disso colocar uma pessoa para realmente verificar através das câmeras qualquer movimento suspeito e prevenir esse tipo de perda também é uma boa ideia.
Layout e Gestão do depósito
Layout limpo e organizado
Uma maneira de prevenir perdas é criar um layout em seu depósito onde facilite as movimentações dos produtos desde a sua entrada até a saída para a área de venda.
Se você trabalha com itens pesados e/ou frágeis é indispensável que o armazenamento seja em lugares que melhor aproveitem o espaço e facilite a sua movimentação.
Outro ponto é a organização do seu estoque para que nenhum item fique “escondido” e não perca venda.
Para isso você pode criar e mapear um endereçamento do seu depósito, ou seja, separar os produtos conforme suas especificações, por exemplo:
- Tipo
- Fornecedores
- Tamanho
- Giro de venda
- Entre outros
Cuidado com “caixas falsas”
Ao tentar otimizar o espaço de estoque, é comum ocorrerem “caixas falsas” de produtos. Isso nada mais é do que aproveitar uma só caixa para guardar mais de um produto. Essa medida é uma faca de dois gumes, pois ao mesmo tempo que você ganha em otimização de espaço, corre o risco do produto não ser reposto no período correto.
Para evitar esses problemas, tome as seguintes medidas:
- Deixe essas caixas bem identificadas.
- Oriente seus colaboradores a identificar essas caixas falsas.
- Deixe essas caixas abertas para facilitar a observação dos colaboradores.
- Tente deixar o menor número possível de produtos em caixas falsas.
Limite o acesso
Uma medida que evita perdas no seu depósito é limitar o acesso a ele. Uma boa sugestão é ter uma pessoa ou equipe responsável, que faça a expedição dos produtos quando solicitados.
É muito comum entregadores terceiros ajudarem na organização do depósito. Isso facilita o furto externo. Se for necessário essa ajuda, observe com atenção a movimentação dessas pessoas no depósito.
Processos amarrados
- Processo de recebimento
- Processo de vendas
- Processos de movimentações internas
- Fechamentos de caixas
- Conciliação bancária
Todos esses são processos rotineiros da empresa que, além da organização, tem o intuito de dar segurança nas corretas movimentações realizadas. Busque sempre amarrar esses processos com validações de mais de uma pessoa.
Por exemplo, no recebimento de produtos procure ter o seguinte processo:
- Ao chegar a entrega, faça a nota fiscal ser recebida por algum colaborador administrativo, geralmente essa pessoa é do faturamento;
- Essa pessoa faz o confronto da nota fiscal com o que foi pedido, estando tudo certo ela autoriza o recebimento;
- O recebedor de mercadorias começa a conferência “cega” dos produtos, ou seja, ele vai conferir apenas o que for descarregado, sem ter acesso a nota fiscal;
- Após a conferência do recebedor, a pessoa do faturamento confere os itens da nota fiscal com o que foi conferido.
- Batendo todas as informações o recebimento é liberado.
Observação: Procure fazer a conferência de produtos em um espaço designado, de preferência isolado do estoque. Isso reduzirá as chances de desvios e furtos de suas mercadorias.
Já nas vendas, além dos monitoramentos realizados na operação do caixa, o fechamento de caixa com um supervisor é uma dupla validação do processo, pois você tem a conferência do operador junto com o supervisor.
Nas movimentações internas, coloque uma pessoa para fiscalizar essas movimentações. Por exemplo:
- Gerente do setor é responsável pelo descarte de produtos avariados, ele seleciona os produtos, lança como perdas, e deixa em um espaço determinado;
- O fiscal de prevenção confere o relatório de perdas com os produtos físicos antes do descarte;
- Se tiver em conformidade, é autorizado o descarte.
No processo financeiro em geral é muito importante a dupla validação. Por exemplo, não é interessante que a pessoa que lance os boletos a pagar seja a mesma que baixe, pois isso é uma porta aberta para fraude.
Se sua estrutura permite, coloque no mínimo três pessoas para fazer o processo financeiro geral:
- Pessoa A: Responsável pela inclusão de pendências financeiras (boletos, duplicatas, etc);
- Pessoa B: Responsável pelo pagamento e baixa dessas pendências financeiras;
- Pessoa C: Responsável por autorizar os pagamentos e fazer a conciliação bancária.
Em pequenas e médias empresas, é comum a “pessoa C” ser o próprio dono ou alguém de confiança.
Vale ressaltar que essas amarrações dos processos são uma segurança, não só para a empresa, mas também para o próprio colaborador. Pois tem uma dupla validação no seu processo, reduzindo as possibilidades de questionamentos indevidos.
Treinamento com equipe
Como vimos até aqui, a prevenção de perdas não é um processo pontual concentrado na mão de uma ou duas pessoas. A prevenção deve ser uma conscientização geral de todos os colaboradores.
Promova treinamentos em cima de todas as medidas possíveis para reduzir perdas:
Se você tem um supermercado ou hortifruti, por exemplo, promova treinamentos para todos os envolvidos conhecerem as diferenças entre frutas semelhantes, por exemplo, mamão papaya e mamão formosa.
Se você tem um açougue, faça treinamentos de rentabilização de cortes: como aproveitar melhor as peças, qual a qualidade mínima requisitada na hora do recebimento, entre outros.
Na parte de mercearia seca, treinamentos de manuseio de mercadorias, rodízio de mercadorias por vencimentos, na metodologia PEPS (primeiro que entra primeiro que sai).
Tecnologias e softwares de gestão
Nos dias de hoje toda tecnologia é sempre bem vinda para qualquer objetivo dentro da sua empresa e na prevenção de perdas não é diferente.
Primeiramente, verifique se o seu sistema ERP de gestão possui algumas funcionalidades e integrações para o controle de seu estoques, processos financeiros e comerciais, como por exemplo:
- Inventários rotativos
- Índices de perdas
- Auditorias financeiras
- Tesouraria
- Integrações bancárias
- Previsão de venda
- Entre outros.
É muito comum as empresas contarem com sistemas ERPs que tenham essas funções mas não as utilizam. Procure amarrar seus processos dentro do software, tratando-o como aliado no processo de prevenção de perdas.
Qualquer outra forma de tecnologia que auxilie nos processos de prevenção são importantes, como por exemplo:
- Aplicativos de controle
- Etiquetas e antenas anti-furto
- Cofres inteligentes
- Sistemas de segurança
- Entre outros.
