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Prevenção de Perdas

Sabia que uma das maiores despesas da sua empresa pode ser as perdas operacionais?

E o pior: talvez você nem esteja enxergando isso!

Neste artigo vamos mostrar como a prevenção de perdas pode gerar mais lucro para seu negócio. Você vai aprender:

  • Identificar as perdas operacionais
  • Exemplos de prevenção de perdas
  • Além disso vai ter MATERIAL BÔNUS

Bora lá!

Prevenção


Você já teve aquela sensação do tipo: “Puts, cadê meu celular?”

Aí você começa a rastrear: “Quando foi a última vez que eu usei? Onde deixei meu celular pela última vez?”

Então você lembra que deixou em cima da mesa de um restaurante. Você volta lá e o celular “SE FOI”!

Nessa situação você acabou de fazer parte de um processo de prevenção de perdas:

  • Identificou o problema;
  • Vai se prevenir para que seu próximo celular não seja roubado (assim espero rsrs).

Depois desse exemplo, vamos ver como é a prevenção de perdas nas empresas.

O que é prevenção de perdas e qual seu objetivo?

Prevenção de perdas é um conjunto de processos e metodologias para combater prejuízos em seu negócio. O objetivo é reduzir ao máximo todos os tipos de perdas do negócio.

As perdas podem ocorrer tanto de forma interna quanto externa, portanto veja a seguir os principais tipos e verifique se isso acontece no seu negócio.

Quais são os tipos de perdas existentes?

Podemos considerar uma perda todo valor negativo que prejudica a sua lucratividade, como por exemplo:

Prevenção de perdas deve ser uma função dentro da minha empresa?

A prevenção de perdas pode ser sim uma função ou até um setor da sua empresa, mas também podem ser métodos divididos entre outras funções da empresa. Tudo vai depender do porte e ramo da sua organização.

O importante é que existam métodos e processos para prevenção de perdas. Pois além de quem está trabalhando nessa função, todos os colaboradores devem ter em mente o objetivo da prevenção de perdas, para que esse conceito seja uma cultura dentro da sua empresa.

Métodos

Identificação de Perdas


Antes de reduzir suas perdas você precisa saber como identificá-las.

Vamos mostrar algumas ferramentas e métodos de identificação de perdas para a sua empresa.

Lançamento de perdas de estoque

Algumas mercadorias que você compra para revender ou para usar como matéria-prima podem sofrer danos e acabar se perdendo.

Uma lata de achocolatado que cai no chão e a embalagem entorta, uma garrafa de cerveja que quebra, um eletroportátil que não funciona… enfim, vários são os exemplos de perdas identificadas de estoque.

É muito importante registrar essas perdas para ter o controle de quais produtos estão sendo danificados com frequência, quais grupos ou departamentos de produtos mais perdem, entre outras análises. Elas ajudarão a direcionar métodos de prevenção de perdas em sua empresa.

Inventários

Através de inventários, também conhecidos como contagens, realizados no seu estoque você vai identificar possíveis perdas, desvios e furtos de produtos que podem estar passando despercebidos.

Você consegue identificar essas perdas quando a sua contagem de estoque física for menor que a informação de estoque que o seu sistema apresenta. Por exemplo:

ESTOQUEQTDE
Estoque sistema15
Contagem física10
Divergência-5

Nesse caso, você encontrou uma possível perda, desvio ou furto de 5 unidades deste produto.

Para saber mais sobre inventários, temos dois artigos para você se aprofundar:

Contagem de estoque: Passo a passo para fazer uma contagem de estoque geral no seu negócio.

Inventário rotativo: Inventário rotativo é um método de contar seu estoque de forma periódica e separada por categorias.

Indicadores de perdas

Existem algumas perdas que são inevitáveis. Elas também são chamadas de quebras operacionais.

Alguns exemplos dessas perdas:

Essas perdas devem ser avaliadas por indicadores. Ou seja, você vai perder o produto de qualquer jeito, mas você deve tentar reduzir o quanto for possível.

Vamos a mais um exemplo prático:

Você possui um supermercado e realiza constantemente inventários em seu açougue. Com isso você descobriu que seu índice de perdas está em 5%. Na revista especializada em seu segmento, estão informando que o índice ideal para a quebra do açougue é de 2,5%.

ÍNDICEVALOR
Atual5,0%
Ideal2,5%
Diverg.-2,5 Pontos Percentuais

No exemplo acima, você sabe que o índice médio de perdas do setor está menor que o seu. Isso mostra que você pode melhorar suas perdas em, pelo menos, 2,5 pontos percentuais.

Fechamento de caixa

As conferências de caixas da sua empresa são uma das principais ferramentas anti-fraudes do seu financeiro.

A sua função principal é identificar divergências de movimentações de caixas. Por exemplo, o seu relatório de movimentação de caixa apresenta um saldo de R$ 250, portanto, na conferência física do dinheiro foi constatado apenas R$ 240. Ou seja, R$ 10 foram perdidos ou esse valor foi furtado.

Temos um artigo exclusivo sobre esse processo, clique aqui e saiba como fazer um fechamento de caixa seguro.

Sistema de segurança

Vigiar é uma das formas mais antigas de identificar roubos e furtos. Não podemos ignorá-la na prevenção de perdas.

São exemplos de sistemas de segurança:

Investigação

Pois é, um "Sherlock Holmes" na sua empresa cairia muito bem quando falamos de prevenção.

Utilize todos os métodos que falamos anteriormente para investigar fontes de perdas de dinheiro na sua empresa.

Seja imparcial, desconfie de todo mundo, analise profundamente as possíveis situações de perdas.

Esse é um dos principais métodos para prevenir e corrigir os problemas que podem estar acontecendo na sua empresa.

exemplos práticos

Prevenção de perdas operacionais


Chegou o momento de você aprender exemplos práticos de prevenção de perdas.

Você poderá aplicar essas dicas na sua empresa e parar de perder dinheiro hoje mesmo.

Vamos lá!

Produtos confinados

Imagine que você tem uma loja de bebidas e vende um whisky de R$ 250. Obviamente você terá que redobrar a atenção sobre ele, pois o valor agregado é alto!

Uma opção para proteger esses produtos é ter um espaço confinado. Você pode guardá-los em armários ou prateleiras devidamente trancados. Quando acontece uma venda, um colaborador responsável acessa o espaço confinado e entrega o produto ao cliente.

Ao utilizar esse método é sempre bom escolher lugares visíveis e estratégicos para que não prejudique a venda desses produtos.

Não há regra exata sobre quais produtos manter em confinamento. Porém, você pode fazer uma análise da seguinte maneira: produto pequeno e de alto valor. Exemplos de produtos que podem ser confinados:

Embalagem "falsa"

Outra opção de prevenção para produtos de alto valor agregados é colocar na prateleira apenas as embalagens dos produtos.

Por exemplo, ao invés de colocar a vodka russa que custa muito dinheiro na prateleira, você coloca a sua caixa. O cliente que quiser comprá-lo, levará a caixa até o PDV e lá pegará seu produto.

É importante sinalizar na prateleira que o produto será retirado no caixa, para não confundir seu cliente.

Carnes nobres do açougue

Ao realizar os lançamentos de perdas e inventários de estoque no seu açougue, fique atento as divergências encontradas nas carnes nobres. Elas são as preferidas dos malandros e esses desvios podem representar muita grana. São exemplos de carnes nobres:

Caso esses cortes apresentem perdas recorrentes, tome as seguintes ações:

  1. Faça um acompanhamento diário de contagens nesses produtos, observando se a perda mantém ou não. Caso elas se mantenham, é provável que sua equipe não esteja caprichando nos cortes.
  2. Faça uma reunião com a equipe sobre rentabilização de cortes nobres para não haver desperdícios.
  3. Se necessário, faça uma amostra de corte ideal e coordene a equipe a seguir aquele padrão.
  4. Continue com os balanços periódicos, almejando sempre ficar dentro do padrão levantado.

Controle de saída e descarte

É essencial que haja uma averiguação em todos os produtos que são descartados. Com esse tipo de controle será possível identificar se os itens que estão sendo jogados fora realmente estão impróprios para consumo ou venda.

Se você possui um açougue que trabalha com decomposição (desossa) fique atento aos descartes dos resíduos. Geralmente esses resíduos são colocados em caixas e depois são descartados ou vendidos para uma empresa coletora. Verifique se nas caixas de resíduos não estão colocando carnes “boas” no meio. Infelizmente esse tipo de situação é muito comum.

O ideal é colocar um colaborador designado a averiguar todos os produtos que estão sendo descartados na sua empresa.

Itens processados

Você já deve ter visto em supermercados e hortifrutis produtos embalados descascados e cortados, certo? Esses são os itens processados.

Além de ser uma boa ideia para os clientes que buscam praticidade, eles são uma alternativa para redução de perdas.

Por exemplo, um mamão que foi manuseado de forma errada e acabou estragando uma pequena parte dele. O destino óbvio seria o descarte desse item inteiro, portanto, se eu cortar o mamão ao meio, eu consigo vender a metade boa dele, em uma bandeja.

Outra boa ideia é montar kits de produtos processados. Por exemplo, você pode fazer um “kit sopa”, utilizando legumes reaproveitados, embalá-los e vender com uma boa margem de lucro.

Mas fique atento: itens processados não significa vender itens estragados. Você venderá somente produtos próprios para consumo. Mantenha sempre o respeito com o seu cliente.

Outro ponto de atenção é a viabilidade. Para fazer esses produtos processados você precisará de mão de obra, verifique se o custo da pessoa que realiza o processamento desses produtos é compensado com a venda dos mesmos.

Central de reaproveitamento

Em uma linha semelhante aos itens processados, reaproveitar produtos é uma boa maneira de reduzir as perdas do seu negócio.

Por exemplo, se em um supermercado algum pacote de sabão em pó acabou caindo da prateleira e estourando, podemos utilizá-lo para a limpeza da própria empresa invés de descartar esse produto.

Se você realizar uma análise de todos os itens antes de serem descartados tenho certeza que conseguirá "resgatar" uma boa quantidade para serem reaproveitados.

Organize um espaço físico na sua empresa para alocar esses produtos. Oriente sua equipe a levar para esse espaço todos os produtos danificados. Determine uma pessoa para averiguar se é possível reaproveitar algum desses produtos antes de descartá-los.

Vendas 50%

As vendas 50% são uma forma de vender o seu produto antes dele ficar impróprio para uso ou consumo. O método consiste na redução do preço dos produtos para impulsionar as vendas.

Esse método pode ser aplicado a situações como:

Seja sempre transparente com seu cliente. É interessante que ele saiba o porquê deste desconto para que não haja nenhuma insatisfação. Na prática, coloque alguns tipos de avisos nesses produtos, de modo que qualquer um tenha conhecimento.

Fiscalizar os produtos recebidos

É muito mais complicado prevenir perdas se os produtos que você compra para a sua empresa já entrar danificados ou próximo de vencer. Uma maneira para já identificar esse tipo de problema é realizar um processo eficaz no recebimento desses produtos.

Fiscalize a qualidade dos produtos

A pessoa responsável pelo recebimento deve averiguar a qualidade de todos os itens e ao encontrar qualquer avaria já deve realizar alguma ação sobre ele. Defina:

Fiscalize a data de vencimento dos produtos

Carrinho teste

O carrinho teste é um método para identificar possíveis erros dos colaboradores em seus caixas. Para isso você vai “fingir” uma compra em seu estabelecimento. Vou te mostrar um passo a passo:

  1. Determine quem fará a compra teste: Como é uma espécie de pegadinha para seu operador de caixa, obviamente não pode ser alguém que ele conheça. Procure uma pessoa “desconhecida” para fazer essa compra teste;
  2. Escolha os produtos: Para essa compra teste, escolha os produtos com mais probabilidade de erros. Por exemplo, se você tem um supermercado, monte um carrinho de compras com:
  1. Passe os produtos no caixa: Escolha um caixa para passar esse carrinho cheio de pegadinha. Oriente a pessoa que está passando o carrinho para “assumir um personagem” e tentar passar todos os produtos do modo errado.

  2. Dê a devolutiva imediata: Após passar o carrinho teste, verifique quanto seria o valor se vendido corretamente e qual o valor passado no caixa. Apresente esse resultado para o operador que passou o carrinho, mostre quais foram os erros cometidos e oriente prestar mais atenção nas próximas vezes.

  3. Histórico: Mantenha um histórico dos produtos que dão problemas constantes nessas verificações e apresente para a equipe em geral, solicitando mais atenção nas passagens de compras.

Monitoramento do caixa

Seja um erro de um colaborador inexperiente ou um cliente “espertinho” que usa de má fé para sair com vantagens, todos são problemas que resultam em perdas na sua empresa.

A tecnologia é uma grande aliada na prevenção de perdas nos caixas, porém, sem uma expertise humana ela pode ser “só mais um custo”. Por exemplo, não adianta investir muito dinheiro em um software que identifica erros nos caixas se não é tomado nenhuma medida para prevenir problemas futuros.

Fique atento:

Primeiro, ao saber que existe esse monitoramento qualquer funcionário ou cliente já pensará duas vezes antes de realizar esse tipo de delito. Além disso colocar uma pessoa para realmente verificar através das câmeras qualquer movimento suspeito e prevenir esse tipo de perda também é uma boa ideia.

Layout e Gestão do depósito

Layout limpo e organizado

Uma maneira de prevenir perdas é criar um layout em seu depósito onde facilite as movimentações dos produtos desde a sua entrada até a saída para a área de venda.

Se você trabalha com itens pesados e/ou frágeis é indispensável que o armazenamento seja em lugares que melhor aproveitem o espaço e facilite a sua movimentação.

Outro ponto é a organização do seu estoque para que nenhum item fique “escondido” e não perca venda.

Para isso você pode criar e mapear um endereçamento do seu depósito, ou seja, separar os produtos conforme suas especificações, por exemplo:

Cuidado com “caixas falsas”

Ao tentar otimizar o espaço de estoque, é comum ocorrerem “caixas falsas” de produtos. Isso nada mais é do que aproveitar uma só caixa para guardar mais de um produto. Essa medida é uma faca de dois gumes, pois ao mesmo tempo que você ganha em otimização de espaço, corre o risco do produto não ser reposto no período correto.

Para evitar esses problemas, tome as seguintes medidas:

Limite o acesso

Uma medida que evita perdas no seu depósito é limitar o acesso a ele. Uma boa sugestão é ter uma pessoa ou equipe responsável, que faça a expedição dos produtos quando solicitados.

É muito comum entregadores terceiros ajudarem na organização do depósito. Isso facilita o furto externo. Se for necessário essa ajuda, observe com atenção a movimentação dessas pessoas no depósito.

Processos amarrados

Todos esses são processos rotineiros da empresa que, além da organização, tem o intuito de dar segurança nas corretas movimentações realizadas. Busque sempre amarrar esses processos com validações de mais de uma pessoa.

Por exemplo, no recebimento de produtos procure ter o seguinte processo:

  1. Ao chegar a entrega, faça a nota fiscal ser recebida por algum colaborador administrativo, geralmente essa pessoa é do faturamento;
  2. Essa pessoa faz o confronto da nota fiscal com o que foi pedido, estando tudo certo ela autoriza o recebimento;
  3. O recebedor de mercadorias começa a conferência “cega” dos produtos, ou seja, ele vai conferir apenas o que for descarregado, sem ter acesso a nota fiscal;
  4. Após a conferência do recebedor, a pessoa do faturamento confere os itens da nota fiscal com o que foi conferido.
  5. Batendo todas as informações o recebimento é liberado.

Observação: Procure fazer a conferência de produtos em um espaço designado, de preferência isolado do estoque. Isso reduzirá as chances de desvios e furtos de suas mercadorias.

Já nas vendas, além dos monitoramentos realizados na operação do caixa, o fechamento de caixa com um supervisor é uma dupla validação do processo, pois você tem a conferência do operador junto com o supervisor.

Nas movimentações internas, coloque uma pessoa para fiscalizar essas movimentações. Por exemplo:

  1. Gerente do setor é responsável pelo descarte de produtos avariados, ele seleciona os produtos, lança como perdas, e deixa em um espaço determinado;
  2. O fiscal de prevenção confere o relatório de perdas com os produtos físicos antes do descarte;
  3. Se tiver em conformidade, é autorizado o descarte.

No processo financeiro em geral é muito importante a dupla validação. Por exemplo, não é interessante que a pessoa que lance os boletos a pagar seja a mesma que baixe, pois isso é uma porta aberta para fraude.

Se sua estrutura permite, coloque no mínimo três pessoas para fazer o processo financeiro geral:

  1. Pessoa A: Responsável pela inclusão de pendências financeiras (boletos, duplicatas, etc);
  2. Pessoa B: Responsável pelo pagamento e baixa dessas pendências financeiras;
  3. Pessoa C: Responsável por autorizar os pagamentos e fazer a conciliação bancária.

Em pequenas e médias empresas, é comum a “pessoa C” ser o próprio dono ou alguém de confiança.

Vale ressaltar que essas amarrações dos processos são uma segurança, não só para a empresa, mas também para o próprio colaborador. Pois tem uma dupla validação no seu processo, reduzindo as possibilidades de questionamentos indevidos.

Treinamento com equipe

Como vimos até aqui, a prevenção de perdas não é um processo pontual concentrado na mão de uma ou duas pessoas. A prevenção deve ser uma conscientização geral de todos os colaboradores.

Promova treinamentos em cima de todas as medidas possíveis para reduzir perdas:

Se você tem um supermercado ou hortifruti, por exemplo, promova treinamentos para todos os envolvidos conhecerem as diferenças entre frutas semelhantes, por exemplo, mamão papaya e mamão formosa.

Se você tem um açougue, faça treinamentos de rentabilização de cortes: como aproveitar melhor as peças, qual a qualidade mínima requisitada na hora do recebimento, entre outros.

Na parte de mercearia seca, treinamentos de manuseio de mercadorias, rodízio de mercadorias por vencimentos, na metodologia PEPS (primeiro que entra primeiro que sai).

Tecnologias e softwares de gestão

Nos dias de hoje toda tecnologia é sempre bem vinda para qualquer objetivo dentro da sua empresa e na prevenção de perdas não é diferente.

Primeiramente, verifique se o seu sistema ERP de gestão possui algumas funcionalidades e integrações para o controle de seu estoques, processos financeiros e comerciais, como por exemplo:

É muito comum as empresas contarem com sistemas ERPs que tenham essas funções mas não as utilizam. Procure amarrar seus processos dentro do software, tratando-o como aliado no processo de prevenção de perdas.

Qualquer outra forma de tecnologia que auxilie nos processos de prevenção são importantes, como por exemplo:

bônus

Análises de perdas de estoques


As perdas de estoques são um dos problemas que mais impactam a empresa e também são as mais difíceis de serem resolvidas.

Vamos disponibilizar como bônus uma planilha para diagnóstico de perdas. Ela vai ajudá-lo a identificar o motivo das perdas e solucioná-las.

Clique aqui para fazer o download da planilha.

Solução de perdas estoque

Como vimos no segundo capítulo, há dois métodos para identificar as perdas:

  1. O lançamento das perdas identificadas
  2. O inventário realizado nas mercadorias

No primeiro é mais fácil. Aliás, o produto já está danificado pronto para ser lançado e descartado, sendo possível avaliar o motivo de sua perda.

Já no segundo é mais complicado, pois mesmo com o inventário feito e as divergências identificadas, podem existir várias causas: Falha no recebimento, falha nas vendas, furto interno, furto externo, quebra operacional, entre outros.

Utilize nossa planilha para diagnóstico de perdas. Ela vai te ajudar a identificar suas perdas e resolver esse problema!

Clique aqui para baixar.

Parabéns!


Se você chegou até aqui, tenho certeza que você está realmente focado em ter um negócio próspero!

Aplique essas ideias o quanto antes e tenha mais lucro na sua empresa.

Conte sempre com a Berrytech para decolar seus negócios. Nós acreditamos em você!

Grande abraço, e até a próxima!

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