Basicamente é utilizado para garantir que nenhuma tarefa fique para trás, que o processo seja completo e eficiente do início ao fim.

Resumindo simplificadamente é um documento elaborado para um planejamento de trabalho necessário que busca atingir determinado resultado ou auxiliar na resolução de problemas.

Em geral é criado no formato de uma planilha contendo informações tais como:

• Objetivo geral a ser alcançado;
• Lista de ações e atividades a serem executadas;
• Datas de início e fim previstos para cada etapa;
• Orçamento de cada ação ou atividade;
• Responsável/eis pela execução das ações;
• Objetivos específicos de cada ação ou atividade executada;
• Possíveis riscos previstos durante a execução;
• Planos de contingência para conter riscos ou minimizar erros.

Para que o Plano de Trabalho seja eficiente e cumpra sua função devem estar consolidadas todas as informações, detalhando os passos e recursos físicos/monetários/humanos necessários.

Esse documento permite que as decisões sejam tomadas antes da prática efetiva, garantindo assertividade e dando previsibilidade a eventuais problemas. É muito indicada para alcançar soluções a curto prazo.

A efetividade dele é explicada principalmente pois considera as condições internas e externas ao montar estratégias adequadas para serem desempenhadas em determinado tempo.

• um problema a ser solucionado
• uma meta a ser atingida
• um projeto a ser finalizado
• ou qualquer outra situação do cotidiano da empresa.

Sua importância máxima é por ser uma ferramenta de auxílio que transforma uma ideia abstrata em algo concreto.

Aspectos que consolidam a importância do plano de ação:

• As ações são executadas de forma consciente para alcançar os objetivos traçados e chegar onde se espera;
• Otimização do tempo, reduzindo o tempo ocioso ou gasto com atividades que não são produtivas;
• O desenvolvimento do projeto é mais acertado tendo por base o plano de ação que permite que as ideias se transformem em realidade;
• Distribuição de tarefas de forma equilibrada entre os membros da equipe;
• Definição de prazos de maneira que as ações sejam finalizadas com tranquilidade;
• Monitoramento dos projetos e entrega de cada uma das atividades.

Para conseguir realizar tudo isso com produtividade, é necessário planejar bem os passos, possuir um cronograma de ações e ter foco para cumpri-los.

É aí que entra a tarefa de elaboração de um bom Plano de Ação, buscando obter um estudo detalhado das atividades necessárias para atingir determinado objetivo da empresa.

Além de propiciar frutos positivos, ainda traz economia de tempo e recursos, minimizando dúvidas e discussões na execução dos planos e garantindo maior produtividade, pois os envolvidos saberão o que fazer, quando, onde, de que forma.

Isso ajuda inclusive na criação de uma Cultura Organizacional de colaboração dentro da empresa.

Com um Plano de Ações claro e bem definido Assim, fica muito mais fácil propor soluções a sua empresa, por isso passemos ao próximo tópico, com dicas incríveis para elaborar o plano da sua empresa.

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento;
• Encerramento.

Falaremos agora sobre cada uma delas.

Etapa 1: Iniciação

O ponto mais importante de um Plano de Ações é o seu objetivo, pois para definir todo o resto é saber se o Plano de Ação foi positivo ou não, é fundamental ter com clareza o que se espera dele.

Para ser bem elaborado ele exige também um grande conhecimento por parte do seu executor, para que ele organize o projeto com eficiência e identifique possíveis problemas que possam prejudicar as atividades.

Esse conhecimento permite definir os prazos e custos necessários para executar as ações de forma que tenham um desfecho positivo.

Etapa 2: Planejamento

Ao definir o objetivo, o planejamento é a etapa que será a base da estruturação. Aqui devem ser definidas as atividades e recursos necessários para a execução.

O executor nesta etapa elabora um cronograma, determina a participação dos profissionais e contabiliza os custos.

Além disso, faz-se necessária a elaboração de Planos de Ação secundários para realização das atividades delimitadas - de acordo com a exigência de cada uma.

Etapa 3: Execução

Esta é a fase em que as ações planejadas são colocadas em prática e para cada uma deve ser atribuído um orçamento previamente calculado, e a delimitação dos recursos humanos e físicos que serão empregados.

O executor nesta etapa analisa a execução das atividades a fundo porque essa fase dará evidência aos possíveis erros e/ou desvios de rota que possam vir a ocorrer e prejudicar o andamento do plano.

Etapa 4: Monitoramento

Para acompanhar a evolução geral do plano de ação, faz-se necessário definir no cronograma os períodos em que se fará essa análise.

Ao identificar algum possível problema, deve-se:

• listá-lo,
• identificar as causas
• buscar uma solução

Ainda, se julgar necessário, busque ajustar alguma etapa do projeto visando sua plena execução.

Etapa 5: Encerramento

Na fase de encerramento que o Plano de ação precisa ser revisto e elaborado um relatório físico que permita acompanhar adequadamente.

Todos os envolvidos na execução do projeto precisam receber uma cópia das respectivas atividades e informações que sejam importantes.

Essa etapa é de suma importância para a criação dos próximos Planos de Ações. Isso pois, ao rever onde houveram possíveis erros e também os acertos traz experiência para os passos seguintes.

• 5W2H
• Diagrama de Ishikawa
• PDCA

Os nomes podem parecer complicados, mas o conceito não é.

Ferramenta 5W2H

A parte mais crítica do plano de ação é descobrir quais ações precisam ser realizadas.

A ferramenta 5W2H funciona como um checklist, que verifica os 5 Ws e os dois Hs:

• What → O que
• Why → Por que
• Where → Onde
• Who → Quem
• How → Como
• How much → Quanto custa

Simples e fácil de compreender né? Seguindo esses passos fica mamão com açúcar.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, “Espinha de Peixe” ou “Causa e Efeito”, é uma ferramenta gráfica criada visando auxiliar os gestores na avaliação de processos em busca das raízes de um problema.

Quando aplicado, ele permite dissecar o problema, auxiliando a equipe a ter uma melhor visão da questão e conseguindo encontrar soluções que sejam aplicáveis e viáveis.

O Diagrama de Ishikawa tem como ideia que: todo problema possui um número específico de causas - primárias, secundárias e terciárias.

As causas são divididas em 6 grupos, conhecidos como 6Ms:

• Máquina
• Materiais
• Mão de obra
• Meio ambiente
• Método
• Medidas

Metodologia de ciclo PDCA

O PDCA é um método de gerenciamento de projetos que busca controlar e melhorar produtos e processos num processo contínuo, salientando os pontos fortes e corrigindo os fracos - tudo isso em prol da organização.

O ciclo divide-se em quatro etapas:

• Plan: Planejar
• Do: Executar
• Check: Checar
• Act: Agir

Nesse processo o foco é na repetição. A ferramenta é aplicada de forma sucessiva buscando encontrar a melhor maneira para realização das atividades.

Por isso, para o sucesso do seu funcionamento é essencial o planejamento cuidadoso do processo, uma padronização das atividades, atenção com a documentação e precisão nas medições.