1 - Definir quem vai fazer contagens
Primeiramente é necessário definir o colaborador ou equipe que vai realizar o inventário.
Você deve estar se perguntando, como eu sei se preciso de um colaborador ou uma equipe? A resposta dessa pergunta é uma outra pergunta: Em quanto tempo eu quero contar todo o meu estoque? A contagem rotativa é como qualquer outro projeto, quanto mais esforço eu colocar, mais rápido virão os resultados.
O(s) colaborador(es) designado(s) a executar o inventário rotativo deve(m) ter algumas habilidades específicas, como:
Concentração
Na contagem de estoque é necessário muita atenção para não cometer alguns erros comuns, como errar quantidades, esquecer de contar alguns produtos, entre outros.
Habilidade matemática
Obviamente que a pessoa não precisa saber as mais difíceis fórmulas matemática para realizar contagens, portanto, conhecimento básico da área e bom raciocínio lógico são indispensáveis para um bom profissional.
Agilidade
O tempo para contagem é escasso, pessoas ágeis serão mais produtivas nessa função.
Tecnológico
Certamente não é um requisito primordial, portanto, pessoas desenvoltas para tecnologia tem uma facilidade para esse tipo de processo.
2 - Definir os horários das contagens
Muitas são as dúvidas de qual o melhor horário para as contagens, orienta-se a definir um horário em que o estabelecimento não esteja em funcionamento, principalmente para a contagem da área de vendas, sendo possível contar o depósito no horário de funcionamento, tomando os devidos cuidados de abastecimento.
Pontos importantes para definição do horário do inventário rotativo:
Contagens de manhã ou à noite?
É mais aconselhável o inventário ser realizado pela manhã, pelo fato do colaborador estar com a “cabeça fresca” e contar com mais atenção.
Quanto tempo de contagem é necessário?
Assim como a definição da equipe, a definição do horário é do formato “quanto mais, melhor”, ou seja, quanto mais tempo disponível para o inventário, maior será a produtividade do mesmo, entretanto, devemos levar em consideração as outras funções desses colaboradores para definição de um horário compatível com as atividades desempenhadas por eles.
Estabelecimento funciona 24h, como fazer?
Escolher os horários de menor giro de clientes para executar as contagens, sinalizando a seção que está sendo inventariada e contabilizando na contagem as possíveis compras dos clientes.
3 - Definir o cronograma
O inventário rotativo basicamente é a forma de contar todo o estoque dividindo-o em partes, então o primeiro passo é desmembrar suas mercadorias em alguma estrutura menor.
Utilize dois passos básicos para saber até que nível de divisão você deverá chegar:
realize algumas amostragens de quanto seu colaborador ou equipe de inventário consegue contar no tempo estabelecido para a auditoria;
tente encontrar alguma categorização em suas mercadorias que fique viável para realizar a contagem a tempo (Exemplo: Seções, departamentos, grupos, marcas, etc)
Por exemplo, José tem uma farmácia e irá implantar o controle rotativo, o colaborador entrará 2 horas antes da farmácia abrir para realizar as contagens, José então fez um teste com seu colaborador e descobriu que ele consegue contar uma média de 70 itens por dia. A partir dessa informação José olhou no seu sistema e viu que, se ele separasse os itens por marcas teria um volume até 70 itens por agrupamento e ficaria possível realizar essa contagem.
Escolha algum dos tipos de inventário rotativo (Sequencial ou por curva) e crie o calendário de contagens com as categorias definidas.
Vamos voltar a farmácia do José, ele definiu o seguinte cronograma para seu colaborador efetuar as contagens:
- Segunda-feira: Marca “A”
- Terça-feira: Marcas “B” e “C”
- Quarta-feira: Marca “D”
- Quinta-feira: Marca “E”
- Sexta-feira: Marcas “F” e “G”
- Sábado: Ajuste de itens negativos
Fique atento: Suponhamos que você pretenda contar a loja em seis meses, e nesse período tenhamos 125 dias úteis, os quais terão contagens. Se você tem 150 categorias a contar, terá que agendar mais que uma categoria por dia. Caso a equipe de contagem não dê conta desse cronograma, talvez você tenha que colocar mais pessoas no processo.
4 - Ferramenta de trabalho
Assim como outras funções, a equipe de inventário precisa de ferramentas para desenvolver o trabalho:
Prancheta, papel e caneta
Na hora da contagem precisa-se da lista de contagem, assim como somar de lá, anotar algo daqui… Por isso é um material indispensável.
Calculadora
O colaborador precisa ser bom em matemática, mas uma calculadora é essencial para minimizar erros humanos.
Software de contagem
Sistemas de contagem não são obrigatórios mas otimizam o trabalho da equipe de auditoria, fica como uma boa dica.
5 - Treine sua equipe
Já temos ferramentas, cronograma e equipe, agora precisamos treiná-los para a execução do processo.
Conhecimento do processo
Todo processo só funciona com excelência quando os envolvidos sabem (bem) o que estão fazendo, por isso, explique para todos os colaboradores como funciona o inventário rotativo e a sua importância.
O desconhecimento da equipe sobre o processo gera muitas vezes resultados ineficientes e possíveis “boicotes” de alguns colaboradores.
Preparação para inventário
“80% preparação, 20% execução”, você deve ter lido algumas vezes essa frase neste artigo e voltamos a reforçar: “80% preparação, 20% execução”. Essa ideia tem que estar enraizada na cultura de sua equipe para ter bons resultados no inventário rotativo.
Prepare muito bem o que será contado no dia anterior, mapeie todos os locais onde se encontram os produtos agendados, organize-os de uma forma que fique fácil de contar.
Analise a quantidade e a dificuldade dos itens que serão contados, verificando se será necessário algum tipo de preparação especial, como disponibilização de equipe extra para contagem.
Programe reuniões semanais com a equipe de estoque para alinhar o cronograma da semana, pedindo colaboração de todos para a organização dos itens, principalmente os que serão contados nos próximos dias.
Treinamento de contagem
Saber fazer contagem, parece óbvio, mas é comum pessoas apresentarem dificuldades para fazer esse processo.
Oriente a fazer a contagem seguindo uma ordem, da extremidade para o centro, não correndo o risco de “pular” nenhum produto.
Mesmo tendo preparado os produtos para contagem, oriente aos contadores tomar cuidado para não contar itens misturados, seguindo sempre o código do item.
Treinamento do sistema
Aplique um treinamento mostrando ao colaborador como efetuar o processo de inventário no sistema de gestão, orientando-o a criticar os resultados e questionar as divergências com os responsáveis pelas seções em questão.
Supervisione as primeiras contagens para ter certeza que os colaboradores da equipe de inventário estão fazendo o processo da forma correta.
6 - Mãos à obra
Está tudo pronto, agora é só colocar o cronograma de contagens em prática e medir os resultados.