O que é inventário rotativo ou cíclico?

O inventário rotativo, também conhecido como balanço rotativo ou cíclico, é um dos tipos de contagem de estoque de uma empresa.

A sua principal característica é o formato sequencial, onde se realizam contagens por grupos de mercadorias, em períodos contínuos, por exemplo, diário, semanal ou quinzenal.

A escolha do período e como a contagem será realizada é diferente de empresa para empresa, portanto, vou te ajudar a tomar essa decisão para o seu negócio.

Quais empresas podem fazer inventário rotativo?

Todas as empresas podem fazer o inventário rotativo. Desde uma pequena conveniência, fábrica de cookies artesanais, oficina mecânica, clinica de estética, salão de beleza ou uma grande rede de supermercados.

O que muda no inventário entre uma empresa e outra é o agrupamento dos produtos, a complexidade e a periodicidade de realizar a contagem do estoque.

Preciso de um sistema para gerenciar o estoque?

Se você controlar seu estoque em um caderno ou em um sistema de gestão de última geração, ambos serão válidos, desde que realizados corretamente.

Entretanto, o software é a ferramenta indicada. Imagine uma corrida entre uma charrete e um carro potente, o carro (software) terá o melhor resultado.

Antes de gastar muito dinheiro com um sistema de gestão é importante se fazer uma pergunta: Qual o meu objetivo no controle de estoques?

Ficou confuso? Vou dar dois exemplos:

Exemplo 1: Tenho uma padaria e quero um sistema que traga o valor total de estoque a cada mês, para fazer os fechamentos financeiros, cumprir as obrigações fiscais e controlar as perdas.

Exemplo 2: Tenho uma padaria e quero um sistema que traga o valor total de estoque a cada mês, uma divisão entre controle de estoque de matéria-prima e estoque de venda, cadastro de receituário e possibilidade de relatórios de perdas diárias.

Pois bem, certamente o proprietário do “exemplo 1” poderia ter um sistema mais simples para chegar ao seu objetivo, diferentemente do segundo exemplo, que necessita de um sistema mais completo.

No final desse guia você vai conseguir entender melhor como tomar essa decisão.

Qual a diferença entre inventário rotativo e inventário geral?

O inventário rotativo e geral diferem principalmente na periodicidade de contagem, na necessidade de equipe, na maneira de planejar a contagem e também no custo de realizar a contagem de estoque. Vamos detalhar as diferenças entre eles...

Periodicidade da contagem de estoque

No inventário rotativo os produtos são agrupados de acordo com uma classificação e contados periodicamente. Por outro lado, no inventário geral, todas as mercadorias são contadas de uma única vez.

Por exemplo: uma padaria tem uma divisão de produtos da seguinte maneira:

• panificação
• confeitaria
• salgados prontos
• bebidas
• mercearia geral

O proprietário dessa padaria optou por realizar o inventário rotativo, efetuando contagens todas as segundas-feiras. O cronograma de inventário ficou assim:

• 1ª segunda-feira: Panificação
• 2ª segunda-feira: Confeitaria
• 3ª segunda-feira: Salgados prontos
• 4ª segunda-feira: Bebidas
• 5ª segunda-feira: Mercearia em geral

Portanto, se tivesse optado por realizar o inventário geral, todas essas mercadorias seriam contadas em um único dia.

Disponibilidade de pessoal

Pelo fato do inventário rotativo contar um volume menor de mercadorias a cada dia, é possível definir um funcionário ou uma pequena equipe para efetuar as contagens.

O inventário geral, normalmente necessita de muitas pessoas envolvidas ou até mesmo a contratação de uma empresa especializada em contagem de estoque.

Planejamento do inventário

O inventário geral exige um grande planejamento em diversas áreas da empresa. O setor de compras deve programar os recebimentos de mercadorias adquiridas, o RH deve programar as escalas de trabalho, o responsável pelo estoque deve garantir os lançamentos realizados no sistema, organizar materiais e setorização das contagens.

O inventário rotativo exige o mesmo planejamento, porém, esse processo fica mais simples por ser segmentado e pode ser incluído na rotina diária dos colaboradores.

Custo

Menos colaboradores e materiais, aliado a adequação do processo na rotina diária deixa o inventário rotativo mais barato.

No inventário geral, por se tratar de um “processo extra”, traz junto um “custo extra”, seja com o pagamento de horas extras, alimentação e materiais ou a contratação de uma empresa terceira que realizará o inventário.

Quais as vantagens do inventário rotativo?

O inventário permite uma maior qualidade de contagem, maior segurança nos resultados, melhoria na tomada de decisões de compras e principalmente uma rápida redução de perdas e desvios. O que permite um aumento significativo do resultado da empresa.

Maior qualidade da contagem

A principal vantagem do inventário rotativo para as empresas é a qualidade das informações, ter uma equipe dedicada e treinada exclusivamente para contar o estoque, reduz drasticamente os erros de contagem e aumenta a velocidade de trabalho.

Segurança

O inventário rotativo mostra rapidamente possíveis desvios e furtos que podem acontecer na empresa. Com isso, é possível tomar decisões rápidas para acabar com o problema.

A contagem do estoque com maior frequência (característica do inventário rotativo) faz com que possíveis funcionários mal intencionados desistam de realizar furtos ou desvios.

Melhor tomada de decisões

Um estoque atualizado com frequência fornece à equipe de compras os dados necessários para realizarem melhores compras de produtos e insumos.

Outros benefícios são: a prevenção de perdas, melhorias nas análises e projeções financeiras e a correta execução das obrigações fiscais.

Maior lucro

Perdas de mercadorias, quebra operacional, desvios e furtos, tudo isso são despesas para sua empresa, e quanto mais despesas, menor o lucro.

Controlando o estoque de maneira rotativa e reduzindo perdas, automaticamente você aumenta o lucro da empresa.

Vantagem competitiva

Com mais lucro, você poderá reinvestir em estoque, colaboradores, reformas, entre outros investimentos, assim criando uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes.

Inventário sequencial

Nesse formato, conta-se as categorias de produtos em uma ordem sequencial, não repetindo nenhuma categoria no meio do período.

Inventário por curva de vendas

Também conhecido como inventário por curva ABC, esse formato prioriza as categorias que mais vendem, por exemplo, conta-se mais vezes em um determinado período os grupos que representam 60% das vendas totais da empresa.

Dica: Inclua contagens de grupos PAR (Produtos de Alto Risco) para serem contados com mais frequência, otimizando assim a eficácia do controle sobre esses itens.

Conte todos os grupos em um período

Vamos imaginar que um supermercado optou pelo inventário rotativo para substituir o inventário geral que era realizado em todos os anos, porém, chegou no final do ano e ainda faltaram muitos grupos para serem contados, ou seja, o inventário rotativo não cumpriu seu principal objetivo: substituir o inventário geral.

Não deixe nenhum produto para trás

Como a contagem rotativa conta categorias de produtos, cuide para não esquecer de contar mercadorias que pertencem a uma determinada categoria.

Por exemplo, no supermercado será realizada a contagem do grupo do “Arroz”, verifique todos os lugares onde tem arroz (na área de vendas e depósitos) e conte de uma forma ordenada fisicamente para não correr o risco de esquecer algum item, se possível, identifique com etiquetas os itens que já foram auditados, para não correr o risco de contar em duplicidade.

80% preparação, 20% execução

Se você conhece o princípio de Pareto já deve ter entendido a frase acima. O inventário rotativo necessita de uma preparação muito mais cuidadosa do que a própria execução do trabalho, por isso aplica-se esse princípio.

Vou repetir:

80% preparação, 20% execução

80% preparação, 20% execução

80% preparação, 20% execução

Lembre-se, esse é um ponto chave para o sucesso do seu inventário rotativo, então aplique essa frase na cultura da sua empresa, coloque no mural, coloque na sala do controle de estoque, enfim, use sua criatividade, mas garanta que toda a equipe de inventário vai seguir esse princípio.

Vamos a uma historinha:

Dona Maria implantou a rotina de inventário rotativo em sua loja de roupas, com o colaborador José destinado a fazer as contagens duas horas antes da loja abrir. No dia da contagem do grupo “camisetas”, José chegou no horário, foi ligar seu computador para emitir a lista de contagem, isso levou 15 minutos.

Com sua lista de contagens em mãos, foi ao lugar do estoque onde tinha camisetas e viu que havia calças misturadas com as camisetas, lá se foi mais 15 minutos para arrumar as camisetas para contagem.

Depois de arrumado, José começou sua contagem, porém, chegando a hora de abrir a loja ele ainda não tinha contado todos os produtos. José teve que interromper a contagem e programar o restante para outro dia, mexendo na programação dos outros grupos que estavam agendados.

Pois bem, essa ineficiência do trabalho poderia ser evitado se José tivesse levado a risca frase “80% preparação, 20% execução”.

Ele poderia ter deixado impressa a lista de contagem no dia anterior e solicitado a vendedora da seção de camisetas para deixar arrumado as camisetas de uma forma que ficasse fácil contar, assim chegaria no outro dia e utilizaria todo seu horário exclusivamente para contagem, cumprindo o cronograma.

Moral da história… 80% preparação, 20% execução!

O cuidado do estoque é dever de todos

Embora a empresa tenha pessoas destinadas a realizar os inventários rotativos, devemos sempre lembrar que para um bom controle de estoque toda a equipe deve estar envolvida e alinhada com o cuidado sobre o estoque. Se cada um fizer sua parte, o resultado será muito melhor.

Auditor de estoque ou equipe de auditoria

Geralmente utilizados por empresas de médio a grande porte ou empresas com estoques complexos, o auditor ou a equipe de auditoria se dedica totalmente aos inventários rotativos e movimentações internas de produtos (transferências, insumos, lançamento de quebras, etc.), dentre outras funções relacionadas ao estoque.

Equipe mista

Geralmente utilizado por pequenas empresas ou empresas que não tenham tanta complexidade de estoque, nesse formato são selecionados os próprios colaboradores para realizarem as contagens em um determinado horário.

Vou dar um exemplo: num posto de gasolina que contém uma pequena conveniência, ter uma pessoa para ser responsável pelo estoque seria inviável, por isso, pode ser utilizado os próprios atendentes da conveniência para realizarem as contagens.

1 - Definir quem vai fazer contagens

Primeiramente é necessário definir o colaborador ou equipe que vai realizar o inventário.

Você deve estar se perguntando, como eu sei se preciso de um colaborador ou uma equipe? A resposta dessa pergunta é uma outra pergunta: Em quanto tempo eu quero contar todo o meu estoque? A contagem rotativa é como qualquer outro projeto, quanto mais esforço eu colocar, mais rápido virão os resultados.

O(s) colaborador(es) designado(s) a executar o inventário rotativo deve(m) ter algumas habilidades específicas, como:

Concentração

Na contagem de estoque é necessário muita atenção para não cometer alguns erros comuns, como errar quantidades, esquecer de contar alguns produtos, entre outros.

Habilidade matemática

Obviamente que a pessoa não precisa saber as mais difíceis fórmulas matemática para realizar contagens, portanto, conhecimento básico da área e bom raciocínio lógico são indispensáveis para um bom profissional.

Agilidade

O tempo para contagem é escasso, pessoas ágeis serão mais produtivas nessa função.

Tecnológico

Certamente não é um requisito primordial, portanto, pessoas desenvoltas para tecnologia tem uma facilidade para esse tipo de processo.

2 - Definir os horários das contagens

Muitas são as dúvidas de qual o melhor horário para as contagens, orienta-se a definir um horário em que o estabelecimento não esteja em funcionamento, principalmente para a contagem da área de vendas, sendo possível contar o depósito no horário de funcionamento, tomando os devidos cuidados de abastecimento.

Pontos importantes para definição do horário do inventário rotativo:

Contagens de manhã ou à noite?

É mais aconselhável o inventário ser realizado pela manhã, pelo fato do colaborador estar com a “cabeça fresca” e contar com mais atenção.

Quanto tempo de contagem é necessário?

Assim como a definição da equipe, a definição do horário é do formato “quanto mais, melhor”, ou seja, quanto mais tempo disponível para o inventário, maior será a produtividade do mesmo, entretanto, devemos levar em consideração as outras funções desses colaboradores para definição de um horário compatível com as atividades desempenhadas por eles.

Estabelecimento funciona 24h, como fazer?

Escolher os horários de menor giro de clientes para executar as contagens, sinalizando a seção que está sendo inventariada e contabilizando na contagem as possíveis compras dos clientes.

3 - Definir o cronograma

O inventário rotativo basicamente é a forma de contar todo o estoque dividindo-o em partes, então o primeiro passo é desmembrar suas mercadorias em alguma estrutura menor. Utilize dois passos básicos para saber até que nível de divisão você deverá chegar:

1. realize algumas amostragens de quanto seu colaborador ou equipe de inventário consegue contar no tempo estabelecido para a auditoria;

2. tente encontrar alguma categorização em suas mercadorias que fique viável para realizar a contagem a tempo (Exemplo: Seções, departamentos, grupos, marcas, etc)

Por exemplo, José tem uma farmácia e irá implantar o controle rotativo, o colaborador entrará 2 horas antes da farmácia abrir para realizar as contagens, José então fez um teste com seu colaborador e descobriu que ele consegue contar uma média de 70 itens por dia. A partir dessa informação José olhou no seu sistema e viu que, se ele separasse os itens por marcas teria um volume até 70 itens por agrupamento e ficaria possível realizar essa contagem.

Escolha algum dos tipos de inventário rotativo (Sequencial ou por curva) e crie o calendário de contagens com as categorias definidas.

Vamos voltar a farmácia do José, ele definiu o seguinte cronograma para seu colaborador efetuar as contagens:

• Segunda-feira: Marca “A”
• Terça-feira: Marcas “B” e “C”
• Quarta-feira: Marca “D”
• Quinta-feira: Marca “E”
• Sexta-feira: Marcas “F” e “G”
• Sábado: Ajuste de itens negativos

Fique atento: Suponhamos que você pretenda contar a loja em seis meses, e nesse período tenhamos 125 dias úteis, os quais terão contagens. Se você tem 150 categorias a contar, terá que agendar mais que uma categoria por dia. Caso a equipe de contagem não dê conta desse cronograma, talvez você tenha que colocar mais pessoas no processo.

4 - Ferramenta de trabalho

Assim como outras funções, a equipe de inventário precisa de ferramentas para desenvolver o trabalho:

Prancheta, papel e caneta

Na hora da contagem precisa-se da lista de contagem, assim como somar de lá, anotar algo daqui… Por isso é um material indispensável.

Calculadora

O colaborador precisa ser bom em matemática, mas uma calculadora é essencial para minimizar erros humanos.

Software de contagem

Sistemas de contagem não são obrigatórios mas otimizam o trabalho da equipe de auditoria, fica como uma boa dica.

5 - Treine sua equipe

Já temos ferramentas, cronograma e equipe, agora precisamos treiná-los para a execução do processo.

Conhecimento do processo

Todo processo só funciona com excelência quando os envolvidos sabem (bem) o que estão fazendo, por isso, explique para todos os colaboradores como funciona o inventário rotativo e a sua importância.

O desconhecimento da equipe sobre o processo gera muitas vezes resultados ineficientes e possíveis “boicotes” de alguns colaboradores.

Preparação para inventário

“80% preparação, 20% execução”, você deve ter lido algumas vezes essa frase neste artigo e voltamos a reforçar: “80% preparação, 20% execução”. Essa ideia tem que estar enraizada na cultura de sua equipe para ter bons resultados no inventário rotativo.

• Prepare muito bem o que será contado no dia anterior, mapeie todos os locais onde se encontram os produtos agendados, organize-os de uma forma que fique fácil de contar.

• Analise a quantidade e a dificuldade dos itens que serão contados, verificando se será necessário algum tipo de preparação especial, como disponibilização de equipe extra para contagem.

• Programe reuniões semanais com a equipe de estoque para alinhar o cronograma da semana, pedindo colaboração de todos para a organização dos itens, principalmente os que serão contados nos próximos dias.

Treinamento de contagem

Saber fazer contagem, parece óbvio, mas é comum pessoas apresentarem dificuldades para fazer esse processo.

Oriente a fazer a contagem seguindo uma ordem, da extremidade para o centro, não correndo o risco de “pular” nenhum produto.

Mesmo tendo preparado os produtos para contagem, oriente aos contadores tomar cuidado para não contar itens misturados, seguindo sempre o código do item.

Treinamento do sistema

Aplique um treinamento mostrando ao colaborador como efetuar o processo de inventário no sistema de gestão, orientando-o a criticar os resultados e questionar as divergências com os responsáveis pelas seções em questão.

Supervisione as primeiras contagens para ter certeza que os colaboradores da equipe de inventário estão fazendo o processo da forma correta.

6 - Mãos à obra

Está tudo pronto, agora é só colocar o cronograma de contagens em prática e medir os resultados.

Três passos para fazer a curva ABC de vendas

• Primeiramente, levante o valor de suas vendas totais dos últimos 3 meses. Sobre esse valor aplique 60% para curva A, 30% para B e 10% para C.

• Segundo passo, levante as informações de vendas por categoria dos últimos 3 meses, ordene-o do maior para o menor.

• Terceiro e último, some as categorias do maior para o menor até chegar no valor de cada curva, começando pela curva A até chegar na curva C.

Exemplo:

• Venda últimos 3 meses: R$ 521.587,00
• Curva A: R$ 521.587,00 x 60% = R$ 312.952,20
• Curva B: R$ 521.587,00 x 30% = R$ 156.476,10
• Curva C: R$ 521.587,00 x 10% = R$ 52.158,70

Faça você mesmo o seu inventário rotativo, baixando a planilha abaixo.