Primeiros Passos

Como organizar o estoque

Todo mundo já ouviu a frase ‘estoque parado é dinheiro parado’.

E podemos dizer que um estoque desorganizado é o seu dinheiro desorganizado também, ou seja, possui a chance de ter um prejuízo muito maior.

A bagunça do estoque pode fazer você ter números de perdas gigantescas e o pior, pode fazer você perder vendas no dia a dia.

E neste artigo, você vai aprender como organizar o seu estoque o mais eficiente possível, principalmente em dois pilares:

  • Estrutura
  • Processos

Vem comigo!

Estrutura do estoque


Tenha plena consciência da estrutura que você possui. Não pense que você vai pilotar uma Ferrari se você possui um Fusca!

Se você tem um pequeno armazém, não entulhe o seu estoque como se fosse um centro de distribuição. Saiba o tamanho exato do seu espaço, qual é a capacidade máxima que o seu estoque aguenta, quais os equipamentos você já tem e quais você pode estar adquirindo.

Saber qual é a sua estrutura é a base para iniciar um trabalho de organização de seu estoque.

Equipamentos de armazenamento

Equipamentos de armazenamento são estruturas físicas, móveis ou imóveis, para acomodar as mercadorias do estoque da empresa. São exemplos:

Os equipamentos que serão necessários dependem muito de quais e quantos itens serão movimentados em sua empresa e o tamanho do seu depósito.

Por exemplo, em um supermercado de pequeno porte com um pequeno depósito, o básico necessário pode ser simplesmente estantes para o armazenamento de seus produtos secos. Já em um centro de distribuição de uma rede de supermercados, que conta com um grande espaço físico, provavelmente você precisará de porta pallets de metal para suportar todo seu volume de produtos.

Equipamentos de movimentações de produtos

Para movimentar os produtos dentro do seu depósito é necessário alguns equipamentos para prezar pela qualidade da mercadoria. São exemplos desses equipamentos:

Igual à questão do tópico anterior, para definir quantos e quais equipamentos ter em sua empresa vale avaliar a quantidade de mercadorias movimentadas e o seu espaço físico.

Layout

Da mesma maneira que o layout da sua área de venda é super importante para a sua empresa, o layout do depósito é essencial para uma melhor eficiência na sua organização.

O layout é como se fosse a planta do seu depósito. Desenhe onde cada equipamento fixo irá ficar, pensando em todas as movimentações que possam ocorrer durante a rotina de trabalho.

Através dessa "planta" verifique quantos corredores possíveis podem ser montados. Talvez de dois porta pallets que você possui hoje, possa ser colocado mais um, aumentando a capacidade do seu estoque.

Um ponto que vale ressaltar, é verificar onde fica a entrada dos produtos e a saída para a área de venda, pois geralmente as portas desses pontos fixos acabam ocupando uma boa parte do depósito.

Sempre monte seu layout pensando se há espaço hábil para movimentação de todos os produtos.

Por exemplo, se você possui produtos grandes e pesados, é necessário que tenha um espaço que dê segurança para movimentação desses produtos.

Processos


Se engana quem acredita que apenas montar a estrutura do estoque e definir onde será colocado cada produto é o necessário para organizar o seu depósito.

Existem vários processos que influenciam e movimentam esse setor.

Vamos ver alguns processos.

Endereçamento

Com o layout definido e toda estrutura em seu devido lugar, chegou o momento de organizar onde cada produto ficará armazenado. Esse processo chama-se endereçamento.

Dependendo de como está o seu layout você pode definir em corredores e blocos para cada tipo de produto.

Vamos pensar em um Supermercado onde se trabalha com várias categorias de itens.

E nesse Supermercado, tem um depósito que possui quatro corredores que podem ser divididos para quatro categorias:

E dentro de cada corredor você pode alocar os blocos por marca, itens com giro mais rápido, tamanhos e etc.

Coloque placas nas pontas dos corredores indicando o nome do setor ou categoria. Isso facilita o trabalho das pessoas que são envolvidas no estoque.

De atenção para os produtos de alto giro, eles devem ser endereçados em um lugar que fique fácil de ser movimentado. Imagine se esses produtos ficam no fundo do depósito com um monte de caixas e produtos na sua frente, não me parece um bom endereçamento, certo?

Verifique todas as características do seu depósito antes de definir o endereçamento. Por exemplo, existem depósitos com pontos úmidos, portanto não coloque itens que possam estragar devido a umidade.

Em resumo, o endereçamento serve para dividir o seu depósito para que todo mundo saiba onde cada categoria ou tipo de produto estará.

Recebimento

A conferência no recebimento dos produtos é um ponto-chave para a organização do estoque nas empresas.

Primeiro, você precisa ter um processo que te dê segurança para garantir que o que foi comprado vai ser fielmente recebido na sua empresa. Uma simples conferência “cara-crachá” da nota fiscal com o produto que está sendo recebido já é considerado uma forma de conferência válida, portanto, nele você precisa confiar extremamente na pessoa que está fazendo o recebimento.

Obviamente que nem sempre você terá aquela pessoa que você confia de “olhos fechados” e precisará de um processo amarrado de validação. É nessa aí que entra o processo de recebimento cego de produtos. Esse processo parece complexo, mas é simples:

  1. Quando chega a nota fiscal, ela não vai para a mão do conferente, e sim para uma pessoa terceira, geralmente é o colaborador responsável pelo faturamento;
  2. Essa pessoa confere a nota fiscal com o pedido de compra, e libera uma “guia cega de recebimento”, ou seja, um relatório somente com os nomes dos produtos que serão recebidos, sem a quantidad
  3. O conferente valida o que o entregador está entregando, anota as quantidades na “guia cega”
  4. A pessoa responsável pela emissão da guia cega faz a conferência com as quantidades da nota fiscal e do pedido. Se estiver tudo certo, libera a conferência para guardar os produtos, se não, solicita a conferência até “bater”

Muitos sistemas têm ferramentas que facilitam esse processo, por exemplo, coletores de dados. Esse processo sistêmico garante mais confiabilidade e segurança no processo.

Mas em questão de organização do estoque é preciso que você separe uma área que seja somente para o recebimento dos seus produtos. Muitas empresas colocam uma espécie de “gaiola”, onde é realizado toda a conferência. Depois da conferência dessa mercadoria, sua equipe ou responsável pelo estoque irá alinhar esses produtos nos seus devidos lugares.

Entradas de mercadorias

Faça o registro de todos os itens que entram em seu depósito. Isso é um dos fundamentos da organização e gestão do estoque. Com o processo de entrada da mercadoria você garante que cada um de seus produtos tenham uma identidade dentro da sua empresa, o que torna possível o rastreio de suas movimentações até a venda ou eventual saída não programada.

Hoje em dia falar em registro de entradas de mercadorias e não falar sobre um sistema de gestão é quase inconcebível. Mas na essência, o sistema é só um facilitador do controle de estoque, pois na teoria os registros podem ser feitos até no “caderninho”.

PVPS

PVPS - primeiro que vence é o primeiro que sai. Esse método nada mais é que fazer a expedição dos produtos que estão mais próximos do vencimento primeiro e tem como objetivo não perder produtos por expirar prazos de validade.

Para que esse processo seja realizado com sucesso é necessária uma organização física. Abaixo vamos colocar algumas dicas para essa arrumação:

É muito importante não confundir o processo PVPS com o PEPS - primeiro que entra é o primeiro que sai.

Em muitas organizações são realizados compras de produtos com um curto prazo de validade, pois conseguem uma boa negociação com um valor mais barato nessas mercadorias.

RecebimentoVencimento
10/0930/09
15/0925/09

No caso acima, o produto que entrou no dia 15 vencerá primeiro. No processo PVPS, a prioridade de reposição será dele.

Confinamento de produtos

O confinamento nada mais é que manter certos produtos em um lugar fechado com chave, no qual um ou uma equipe de colaboradores tem acesso. Esse processo é utilizado para produtos que:

O confinamento de produtos é importante para manter o controle apurado dos itens e evitar furtos. Pois, é muito comum, por exemplo, “sumirem” produtos que estão esperando trocas. Pois, mesmo eles sendo produtos danificados, eles ainda possuem valor, pois serão trocados.

Inventário de estoques

O inventário de estoque é o processo de contar fisicamente os produtos da empresa e confrontar com o estoque sistêmico. Assim é possível identificar perdas de estoque. Assim, ele auxilia no processo de organização do estoque da empresa.

O processo de inventário pode ser feito de duas maneiras:

Caso queira se aprofundar nesses dois assuntos, temos dois artigos para você. Acesse os links abaixo:

O inventário contribui com a organização do estoque nos seguintes pontos:

Para realizar os inventários é necessário alguns processos de organização de estoques como:

O inventário de estoques se resume em 80% organização e 20% execução, aplique essa metodologia na sua empresa.

Fluxo de pessoas

É muito importante que existam espaços e corredores suficientes para que as pessoas consigam trabalhar dentro do estoque de forma eficiente. Por isso, na hora de montar o seu layout, considere:

Defina quem terá permissão de entrar regularmente no seu depósito. Quanto mais pessoas, maior a hipótese de desorganização e furtos.

No recebimento, é muito comum, os conferentes solicitarem a ajuda dos entregadores de mercadorias para guardá-las no depósito. Isso aumenta a possibilidade de desorganização e furto dentro da sua empresa. Caso isso seja uma realidade para você, tome as seguintes medidas:

Além dos entregadores de mercadorias, outros terceiros que possuem acesso ao estoque de sua empresa são os “promotores de vendas” dos fornecedores. Muitas vezes isso gera até um conflito, pois os promotores não costumam ter o zelo pela organização de estoque igual a um colaborador. Para isso, crie algumas regras:

Processo de pedido de reposição

Um processo que ajuda (e muito) a organização e segurando do estoque é o pedido de reposição, também conhecido popularmente como “processo de estoquista” e “mata-burro”.

Esse processo consiste em estruturar uma forma de pedido de produtos para a reposição. Sua principal característica é separar o estoque do depósito do estoque da loja.

O principal benefício é a centralização das movimentações em uma pessoa ou uma equipe, o que visa garantir uma melhor organização e menor risco de perdas e fraudes.

Na prática, como funciona o processo de pedido de reposição?

Vamos imaginar que temos um supermercado, e atualmente os repositores e os promotores acessam o depósito para buscar mercadoria para reposição. Isso gera muita desorganização nos estoques e localizamos muitas perdas através dos inventários, então decidimos implantar o processo de pedido de reposição.

  1. Primeiramente, separamos fisicamente o depósito da área de vendas
  2. Após, definimos os colaboradores que ficariam responsáveis por arrumar e entregar as mercadorias do depósito para a área de vendas
  3. Todo dia, as 16h, o chefe da reposição com sua equipe devem definir a lista dos produtos que irão precisar para repor no outro dia e entregam essa lista para o encarregado do depósito
  4. Produtos emergenciais poderão ser pedidos durante o dia, mas o ideal é que isso seja uma exceção, e que a equipe de reposição preveja o mais assertivo possível a demanda de produtos necessária no pedido das 16h
  5. O encarregado do depósito organiza com sua equipe a disponibilização desses itens, para entregar aos repositores já no início do dia seguinte

Observações importantes

Checklist de organização

Alguns processos de organização de estoque são bem simples, porém, podem acontecer se não haver uma cobrança de organização.

Por exemplo, caixas de mercadorias jogadas uma por cima da outra, produtos em caixas misturadas, mercadorias no meio de corredores, entre outros.

Uma medida importante é ter uma pessoa responsável pelo depósito. Ela será responsável por manter o estoque organizado e eficiente. Mas, como são bastantes pontos de atenção que devem ser observados, monte um checklist para auxiliá-lo na sua função.

Um bom checklist é aquele que absorve todas as necessidades da sua empresa. Coloque todas as rotinas diárias, de forma clara e objetiva. Por exemplo:

Enfim, construa o seu checklist de acordo com a realidade da sua empresa, e colha os melhores frutos da organização de estoque.

BÔNUS


Jamais deixaríamos você sair daqui sem um material bônus, por isso, vamos disponibilizar um checklist base para você organizar seu depósito.

Nesse modelo de checklist colocamos algumas sugestões de atividades para o gestor de depósito, e você poderá colocar as outras tarefas necessárias conforme sua realidade.

Clique abaixo para baixar o arquivo.

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Checklist organização de estoques

Baixe agora um checklist para te auxiliar na organização do estoque da sua empresa!

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