O que é integração do colaborador?

A integração é o alinhamento de objetivos da contratação do colaborador, tanto por parte da empresa como do próprio colaborador.

É nesse momento que você vai explicar para o colaborador questões que ele precisa saber para desenvolver um ótimo trabalho. Questões essas:

• breve histórico da empresa;
• missão, visão e valores da empresa;
• apresentação da estrutura física;
• apresentação de seus colegas de trabalho;
• principais objetivos e características esperadas pela empresa;
• panorâma do caminho que o colaborador pode seguir em sua empresa.

Como e quando é realizado a integração de novos colaboradores?

Geralmente as integrações são realizadas através de reuniões antes do começo do trabalho do novo colaborador ou no primeiro dia de trabalho do mesmo.

Essas integrações podem ser feitas individualmente com cada pessoa ou com um grupo de novos colaboradores.

Além disso, algumas empresas utilizam vídeos como parte da integração, para não ter que falar todas às vezes a mesma coisa. Isso é uma boa pedida para a otimização do trabalho do RH.

Muitas pequenas empresas fazem a integração e só não chamam com esse nome. Por exemplo, um pequeno açougue, foi contratado um novo açougueiro. No primeiro dia de trabalho dele, o proprietário o levou para mostrar seu local de trabalho, quais equipamentos utilizará e quem serão seus colegas de trabalho.

No exemplo acima, foi realizado uma espécie de integração do novo colaborador, não com todos os elementos necessários mais com “parte” delas.

Benefícios da integração do colaborador

Os principais benefícios da integração de novos funcionários são:

• Evitar conflitos internos
• Funcionário entender o que vai fazer
• Maior retenção de talentos
• Redução de absenteísmo
• Aumento de produtividade
• Melhora a imagem da empresa

Imagine que você começou em um novo emprego, e simplesmente falaram para você:

“Está aqui seu crachá, pode começar a trabalhar.”

Certamente você ficaria extremamente perdido, porque, por mais que você saiba sobre a função que você foi contratado, faltam informações importantes como:

• qual setor ou área da empresa irei atuar?
• quem é meu encarregado?
• o que fazer primeiro?

Enfim, sem integração não há alinhamento, e o que vai acontecer na prática:

• conflitos de colaboradores;
• colaboradores perdidos;
• alta rotatividade;
• faltas ao trabalho;
• mau atendimento.

Vamos entender os principais benefícios de uma integração de colaboradores bem feita!

1- Evitar conflitos internos

Com o processo devidamente feito os novos colaboradores vão saber exatamente para quem eles poderão pedir ajuda ou quem irá cobrar os seus resultados do seu trabalho.

Ao conhecer ou pelo menos saber o que cada colega na empresa faz, seja diretamente ou indiretamente ligado a essa nova pessoa, mas que em algum momento possa vir a precisar ou se comunicar com ela, garante uma menor chance de conflitos e ruídos entre os mesmos.

Formar times que atuam bem juntos é uma das fórmulas para que você possa ter melhores resultados.

2 - Saber o que vai fazer

No processo de integração o ideal que o funcionário já saiba o que irá fazer nos primeiros dias da empresa.

Muitas organizações já preparam e organizam a nova rotina para os primeiros 30 dias.

Por exemplo, a primeira semana será apenas de treinamentos e conhecimento do sistema que irá trabalhar. Na segunda semana será um acompanhamento do trabalho do seu supervisor ou da função que ela irá exercer e já na terceira semana será o trabalho propriamente dito.

E por fim, a quarta semana será apresentação dos primeiros resultados ou até mesmo um feedback de como foi esses primeiros 30 dias.

Sabendo o que irá fazer, a pessoa estará melhor preparada para fazer o que dela é esperado e a empresa já enxergará ou ter uma ideia se essa nova contratação poderá trazer melhores resultados.

3 - Retenção de talentos

A integração é a primeira imagem que o seu novo colaborador tem da sua empresa. Ou seja, entenderá logo de início qual é a estrutura e cultura que a empresa possui.

Todos sabemos a dificuldade de encontrar pessoas com talento e que irão levar a empresa cada vez mais longe. Além de custoso, o processo de recrutamento e seleção é um dos trabalhos mais difíceis a serem realizados.

Imagina perder todo um trabalho e principalmente dinheiro por conta de uma integração mal feita.

Imagina perder um talento que poderia trazer 2x mais lucro nos próximos 5 anos.

E com certeza, com uma integração bem feita a chance de reter esses novos talentos é muito maior.

4 - Redução de absenteísmo

Com o novo colaborador bem integrado e principalmente muito ambientado com a empresa o número de absenteísmo (faltas de colaboradores) reduz.

A integração faz com que o colaborador entenda o objetivo dela estar na empresa e o porquê dela estar sendo contratada e assim criando um melhor relacionamento entre as duas partes.

Com isso a pessoa se sente motivada e tenta retribuir a confiança que nela foi depositada.

5 - Aumento de produtividade

O clima dentro da empresa diz muito sobre o tamanho da produtividade que os colaboradores estão apresentando.

Com uma equipe engajada, bem relacionada e sabendo exatamente o que a organização espera e tem como objetivo, a produtividade estará em constante evolução.

E é exatamente isso que um bom processo de integração traz.

6 - Melhora a imagem da empresa

Esse processo melhora a imagem da empresa de duas formas.

Seja com os seus funcionários felizes e motivados falando bem da organização para outras pessoas e isso eleva a chance de novos talentos conhecerem e desejarem trabalhar nessa empresa.

Ou através da própria sensação que os colaboradores passam para os clientes. Ao estar motivado e feliz com o seu trabalho. Um vendedor, por exemplo, irá se comunicar melhor com o cliente, irá transmitir uma maior confiança tanto nele quanto na empresa e por consequência terá mais vendas.

Quem realiza a integração de colaboradores?

A via de regra, quem é responsável por comandar a integração é o RH da empresa. Porém, é comum em pequenas empresas que não possuem um setor exclusivo de recursos humanos, a integração ser realizada pelo próprio dono do negócio.

Quanto tempo dura uma integração de colaborador?

Se preocupe em fazer a integração no menor tempo possível sem deixar de abordar nenhum ponto.

Reuniões muito extensas são cansativas, e tem pouca absorção por parte do ouvinte, então, eu diria que cerca de 30 a 60 minutos seriam suficientes. Obviamente, fazendo todo alinhamento que deve ser feito.

Para isso, procure ser o mais objetivo possível. No popular, não “encha linguiça”.

Manual de integração de novos colaboradores

Se você já fez um excelente processo de recrutamento e seleção, imagino que não quer errar na integração e perder um novo talento para a sua empresa, certo? Então fique tranquilo! É só seguir nosso passo a passo e decolar sua empresa!

1 - Defina o formato da sua integração

O primeiro passo é definir qual o formato que você vai fazer a sua integração. Vai ser através de uma reunião? Um vídeo? Uma conversa informal? Uma volta na empresa?

Enfim, você pode mesclar os formatos. Uma empresa maior que contenha um departamento de RH específico, pode realizar uma integração completa com todos os itens necessários.

Já uma empresa menor pode fazer o mesmo processo e otimizar algumas partes, como por exemplo, gravar um vídeo que conta a história da empresa e sua missão, visão e valores. Após o vídeo, fazer as outras partes da integração que necessitam de interação humana.

2 -Boas-vindas e história da empresa

Estruture a apresentação do novo colaborador na empresa. Cuidado com as boas-vindas, pois, as primeiras impressões são muito fortes. Imagina chegar em um lugar, onde vai iniciar uma carreira profissional, vislumbrando um futuro e uma projeção de vida, e ser mal recepcionado. Grande banho de água fria, né não?

Após as boas-vindas, apresente ao novo integrante um breve histórico da empresa. Mas ressalto aqui, breve histórico. Geralmente a história da empresa é muito mais instigante para os proprietários da empresa do que para o resto das pessoas, por isso é comum ver erros em integração, onde é apresentada uma história longa sobre a empresa, deixando a integração cansativa.

Para não cometer esse erro, na apresentação do histórico, foque em mostrar:

• como a empresa surgiu
• as grandes vitórias e conquistas pelo negócio
• a motivação que gerou a empresa

Pontos importantes:

• Quem faz a integração deve ser entusiasta, ou seja, falar sobre o histórico com motivação, passando a emoção necessária para instigar o novo colaborador a querer fazer parte dessa história
• Evite falar das dificuldades da empresa. Em vez disso, troque por oportunidades de melhoria que a mesma teve em sua história. Isso mostrará para as pessoas que sua empresa tem uma mentalidade de sucesso e dará ao colaborador muito mais motivação

Essa etapa pode ser feita através de uma apresentação do profissional de RH, do proprietário, ou até mesmo por um vídeo gravado. Se a sua opção for o vídeo, tenha os mesmos cuidados citados acima.

3 - Missão, visão e valores

Missão, visão e valores são fundamentais para qualquer negócio. E se engana aqueles que dizem que não tem essa definição na sua empresa. Você pode não ter “no papel”, mais internamente todas as organizações possuem.

Se você não possui isso no papel, vou te ajudar. Responda às perguntas abaixo:

Missão: Qual a verdadeira função do seu negócio? Visão: Aonde você quer chegar com seu negócio? Valores: Quais são os princípios que direcionam sua empresa?

Para te ajudar mais, vou colocar as definições de missão, visão e valores da Berrytech para você pegar como exemplo:

Missão: Gerar constante transformação nos empresários e suas empresas, criando uma nova era de desenvolvimento, crescimento e produtividade.

Visão: Tornar-se a consultoria mais inovadora, acessível e de maior impacto econômico-social do Brasil.

Valores:

• Obsessão pela satisfação do cliente
• Responsabilidade
• Criatividade e simplicidade
• Melhoria e aprendizado constantes
• Desenvolver os melhores produtos e serviços
• Pensar grande
• Ação é imprescindível
• Frugalidade
• Confiança
• Os dados contêm a verdade
• Discordar, mas se comprometer
• Sempre entregar resultados

Deixe claro qual é a missão, visão e os valores da empresa desde o início. É mais uma forma do funcionário absorver toda a cultura organizacional. É interessante mostrar exemplos práticos do que a empresa está fazendo para concretizar esses objetivos.

No momento que a pessoa faz a conexão entre o que são apenas frases bonitas no papel com o que realmente está sendo feito, ela entende que aquilo é sim uma direção que está sendo seguida.

4 - Mostre a hierarquia da empresa

Mostrar como é a estrutura hierárquica da empresa é extremamente importante. Se você possui um organograma na sua empresa, apresente-o para o novo colaborador e situe onde ele se encontrará naquela estrutura.

Se você ainda não tem o organograma, se preocupe em apresentar o novo funcionário ao seu supervisor imediato. Deixe claro para quem deverá ser entregue resultados ou quem irá socorrê-lo em qualquer dúvida ou problema.

Se o novo colaborador exercerá algum cargo de liderança, aproveite esse momento para apresentá-lo aos seus subordinados.

5 - Alinhe as expectativas

Deixe claro o “por quê” a pessoa foi contratada e quais são objetivos e metas dela dentro da empresa. Para isso, use a descrição de cargo que você utilizou no processo de contratação. Repasse as funções que o colaborador vai exercer.

Por outro lado, mostre o que a sua empresa pode oferecer para esse colaborador em um curto, médio e longo prazo. Apresente-o quais os passos que ele deve seguir para crescer dentro da empresa.

O importante dessa etapa é deixar tudo às claras. Que o colaborador não saia com nenhuma dúvida. Por isso, após realizá-la, pergunte ao colaborador se ele tem alguma dúvida sobre o processo, empresa, salário, etc.

6 - Mostre a empresa

Lembra no início do artigo quando falei que é importante para um novo colaborador até mesmo saber onde fica a sala do cafézinho? Chegou o momento de mostrar o ambiente de trabalho para o novo talento.

Faça um tour por toda a estrutura física da organização. Mostre onde fica a sala dos diretores, os setores de cada departamento, os banheiros, o estacionamento, a sala de refeição, cozinha, entre outros.

Se não for possível mostrar toda a empresa, se preocupe em mostrar principalmente o departamento que ele vai trabalhar.

7 - Apresente ao restante da equipe

Da mesma forma que a estrutura da empresa, apresente o novo colaborador para o restante da equipe.

Indique e fale quem são os novos colegas que irão trabalhar diretamente com ele. Muitas empresas definem um padrinho para os primeiros passos desse funcionário. Isso facilita muito a ambientação com todos da equipe e faz com que o novo integrante não fique “perdido” nos primeiros dias.

O ideal é que ele conheça ou pelo menos saiba não somente as pessoas diretamente ligadas a sua função mas também os diretores e supervisores de outras áreas.

8 - Entregue os EPIs e direcione os primeiros passos

Entregue todos os materiais e equipamentos necessários para o novo colaborador desenvolver o seu trabalho.

Agora é o momento de fazer a ligação entre esse processo com realmente o trabalho que esse novo colaborador foi contratado para realizar. Não se esqueça de explicar como funciona a dinâmica de trabalho da sua empresa para ele!

Normalmente os novos contratados iniciam com os treinamentos pré-estabelecidos para a sua função. Seja através de vídeos ou acompanhamento de outros colaboradores.

Como dito anteriormente, defina um padrinho ou até mesmo o próprio supervisor para que a nova contratação tire todas as dúvidas para que ela comece a entregar bons resultados o mais rápido possível.