A cada passo, vamos colocar a linha do tempo do prazo limite para realizar cada item, ou seja, faça o planejamento (passo 1) até 30 dias antes da contagem.
1 - Faça um planejamento
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Contagem de estoque exige muita preparação, por isso monte um bom planejamento para esse processo.
Data e horário da contagem de estoque
Primeiro, defina a data e horário que será realizado a contagem de estoque.
Se você realizar a contagem fora do horário comercial com a própria equipe, avise seus colaboradores antecipadamente da necessidade de trabalhar as horas extras.
Caso for realizar a contagem de estoque durante o horário comercial, notifique seus clientes colocando avisos em sua loja com alguns dias de antecedência.
Geralmente, os depósitos são contados antes da área de vendas, estipule com precisão esses horários, pois serão determinantes para a organização dos estoques.
Oriente o setor de compras para a contagem
Faça uma reunião com a equipe de compras. Programe seus recebimentos de pedidos para depois da contagem de estoque.
Oriente também a comprar somente o necessário para o giro, obviamente, cuidando para não faltar produtos.
Essas medidas facilitarão sua contagem de estoque, pois terão menos produtos na empresa no dia do processo.
Prepare o sistema
Se necessário, marque uma reunião com o técnico de seu sistema para organizar como será feito o processo de contabilização da contagem no software.
2 - Selecione quem realizará a contagem
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Realizar contagens exige algumas habilidades específicas, como concentração, agilidade e matemática básica. Dê prioridade para pessoas que possuem essas qualidades.
Muitas vezes, por ser necessário uma grande equipe de auditoria, não será possível contar apenas com pessoas habilidosas. Nesse caso, coloque as pessoas mais qualificadas para contar os itens mais difíceis.
Selecione algumas pessoas para fazer auditorias nas contagens, ou seja, conferências durante o processo.
Selecione também o responsável que ficará a frente dos processos voltados ao sistema.
Uma outra opção é contratar uma empresa terceirizada de auditoria. Isso é bastante útil se você não tiver os conhecimentos ou recursos internos para realizar a contagem por conta própria.
3 - Organize os materiais para a contagem
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Garanta a disponibilização de todos os materiais necessários para os colaboradores. São eles:
- Pranchetas
- Planilhas de contagem de estoque
- Papel de anotações
- Canetas
- Calculadoras
- Coletores
- App controle de estoque
4 - Organize o seu estoque
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A organização da área de vendas e depósito é um dos principais fatores que vão garantir o sucesso da sua contagem de estoque.
Realize uma reunião com a equipe de estoque com a seguinte pauta:
- Oriente que, próximo ao dia da contagem, seja feito a reposição somente do estoque necessário para a venda. Essa medida deixará menos produtos na área de vendas e mais produtos no depósito, otimizando a contagem.
- Deixe produtos semelhantes próximos uns aos outros.
- Evite ao máximo ter produtos espalhados em vários pontos da empresa, isso aumenta o risco de esquecimento por parte do contador.
- Uma excelente técnica é dividir o seu estoque em setores/grupo. Isso facilita o entendimento das pessoas que irão realizar a contagem e deixará o mapa do estoque mais simples.
- Crie grupos ou setores menores, isso simplifica as conferências de contagens após o inventário.
- Crie um plano de ação com datas e horários de organizações específicas, como, alinhar os produtos um dia antes da contagem, definir quais itens podem ser contados previamentes, averiguação de todo o estoque antes da contagem, entre outros.
5 - Desenhe o mapa do seu estoque
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Desenhe um mapa da sua empresa, incluindo todos os locais que possuem estoque, como paredes, displays, pallets, gôndolas, prateleiras, check stands, pontos extras, etc.
Não esqueça de estoques que ficam nas áreas de recebimentos e espaço de espera, como ambientes de entrega, trocas e descartes.
Defina um número para cada setor/grupo que você criou no passo anterior. Eles serão utilizados para rastrear o que já foi e o que falta ser contado.
O mapeamento da sua loja ajudará você a alocar pessoas para diferentes setores. Desse modo a equipe irá trabalhar de forma eficiente e com menos erros.
6 - Treine a equipe de contagem
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Faça treinamento com a equipe de auditoria e informe a todos a importância do processo de contagem de estoque.
Crie um procedimento de contagem por escrito e inclua detalhes sobre as melhores práticas para contar e como organizar os produtos para o processo.
Abaixo, algumas sugestões de treinamentos:
- Mostre como utilizar as ferramentas de contagens.
- Faça exemplos práticos da melhor forma e ordem de contagem. Se necessário leve a equipe até a área de venda e/ou depósito para mostrar o melhor jeito de contar.
- Mostre exemplos de produtos de difícil contagem e erros comuns que acontecem ao contar estoque.
- Dê a eles um exemplo de uma planilha preenchida e simule uma contagem.
- Faça com que cada colaborador participante conte um ou dois produtos como treino.
7 - Organize as equipe para a contagem
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Com o mapa em mãos, separe os colaboradores em equipes e defina qual parte do estoque eles irão contar.
Mostre para cada integrante da equipe qual seção ele irá contar com antecedência.
Classifique as performances das equipes para contar por nível de dificuldade. Por exemplo, uma equipe apenas com pessoas habilidosas podem contar um setor considerado difícil. Já um grupo com pessoas menos habilidosas poderão contar produtos mais fáceis.
8 - Faça uma pré-contagem (quando necessário)
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Ao observar itens que são complexos de serem contados, adote a pré-contagem para otimizar o processo.
Um dia antes da contagem de estoque audite esses itens. Na sequência armazene os produtos contados em caixas lacradas ou espaços fechados.
Se, no dia da contagem física real, você encontrar caixas com lacres quebrados ou irregularidades nos espaços fechados, os itens precisarão ser recontados.
9 - Revisão antes da contagem
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Um dia antes da contagem de estoque, repasse todo planejamento feito para averiguar se não foi esquecido nada.
Faça um checklist com todos os pontos que foram falados anteriormente e que necessitam de atenção.
10 - Tenha comes e bebes
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Contar fisicamente o inventário pode ser um processo chato e muitas vezes bem cansativo. Fornecer lanches darão a seus colaboradores um impulso de energia e ajudará na concentração.
11 - Faça a contagem
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Faça uma reunião inicial
Reitere que este é um processo muito importante e custa muito para a empresa.
Se foi realizado alguma alteração nos locais dos itens, conduza os colaboradores pela loja para evitar confusão e mostre tudo o que está diferente do que foi antecipadamente planejado.
Inicie a contagem de estoque
Distribua as equipes para os setores apontados do seu mapa e inicie o processo de contagem.
Ao decorrer do processo, monitore se não há muito "papo" entre os contadores. Lembre-os que a contagem necessita de atenção máxima.
Durante a contagem, coloque a equipe responsável pelas conferências das contagens para validar se foram feitas corretamente. Caso levante-se muitos erros, peça para recontar ou solicite apoio de outra pessoa.
Conforme um setor é finalizado, marque que ele foi contado no seu mapa de estoque e colete as planilhas de contagens.
Contabilização do estoque no sistema
Entregue as planilhas para o responsável que irá validar e fazer os processos no sistema.
12 - Valide a contagem
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Defina um responsável para selecionar alguns itens e validar se a contagem foi feita corretamente.
Uma boa opção é selecionar os 100 itens que mais deram divergências e recontá-los.
13 - Analise os resultados
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Com a contagem de estoque finalizada, é importante validar as diferenças que você detectou com as informações armazenadas anteriormente no seu sistema de gerenciamento de estoques.
Tire um relatório com os itens que tiveram a maior divergência e inicie um processo de investigação do “porquê” da grande diferença.
Analise os processos que podem ter causado essas divergências.