O que é contagem de estoque?

A contagem de estoque é o procedimento de contar fisicamente todos os produtos da sua empresa.

Normalmente, o processo é realizado por uma ou mais pessoas que percorrem a área de vendas e o depósito da empresa contando cada item individualmente.

A contagem é registrada manualmente, em listas de papel, ou eletronicamente, utilizando aplicativos para controle de estoque, tablets ou coletor de dados.

Na sequência, são confrontados os dados físicos com o estoque virtual, ajustando-o conforme a contagem.

Quais os principais objetivos da contagem de estoque?

Um dos principais objetivos é garantir que os dados de estoque que a empresa possui no sistema de gestão correspondam à realidade.

A contagem do estoque mostrará a precisão dos dados, possibilitando uma investigação mais aprofundada em caso de divergências entre o estoque físico e virtual.

O estoque correto também é primordial para relatórios da gestão estratégica empresarial, como DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício) e Balanço Patrimonial.

Quais os riscos de não fazer uma contagem de estoque?

A falta do processo de contagem de estoque pode causar um impacto direto nos lucros da sua empresa.

Se você não possui um valor de estoque correto as decisões de compra serão baseadas em informações erradas, resultando na compra desnecessária de produtos.

Por exemplo, o sistema do supermercado apresentava estoque de Queijo Mussarela zerado, entretanto, no estoque físico havia 100kg. Foram comprados mais 100kg desse produto, ocasionando um acúmulo de estoque, no qual grande parte estragou e teve que ser descartado. Como diria no popular, dinheiro jogado fora.

O inverso também acontece e gera um problema. Por exemplo, no sistema havia 200 unidades de Leite Integral no estoque virtual, porém, estava zerado no físico. A compra deste item foi suspensa, resultando em perda de vendas.

Além dos impactos mencionados acima, não controlar estoque apresenta riscos que afetam indiretamente outros pontos, como:

• não identificação de perdas e fraudes de estoque
• insatisfação dos clientes
• transferências erradas entre lojas
• excesso de estoque (dinheiro parado)
• aumento dos custos de manutenção do estoque
• conflitos internos na operação
• decisões erradas

É importante reforçar que os riscos acima impactam diretamente no resultado financeiro da empresa e devem ser evitados.

Quais as principais causas do estoque físico ser diferente do sistema?

As razões mais comuns para uma diferença entre o estoque virtual e o estoque físico incluem:

Recebimento falho

Não conferência de todos os itens comprados e desatenção com o processo de recebimento.

Registro de entradas

Registro incorreto (ou nenhum registro) dos itens recebidos no sistema.

Erros no escaneamento dos produtos no caixa

Escanear itens a mais ou a menos no caixa. Por exemplo, o mesmo produto com sabores diferentes – pêssego e morango – ser registrado apenas como pêssego.

Furtos ou desvios

Tanto por parte de clientes, funcionários e entregadores (no recebimento).

Quebras operacionais

Comuns em mercadorias perecíveis, essa quebra pode ser identificada com inventário. Um exemplo, uvas amassadas na banca de um hortifruti.

Mudanças de código

Alteração dos códigos dos produtos sem atualizar o estoque virtual e físico.

Localização de material

Endereçamento no sistema não condiz com a localização física do material.

Variedade de itens

Quanto maior a variedade de itens, maior a possibilidade do estoque estar incorreto no sistema.

Turnover de colaboradores

Quanto maior é a rotatividade de colaboradores ligados à operação, menor é a assertividade do estoque.

Contagens e inventários incorretos

Falta de metodologia ou falhas no processo podem gerar informações incorretas para o sistema.

Aumento de capital de giro

Os resultados da sua contagem física no inventário podem ajudar a liquidar estoques parados na sua empresa, o que aumenta sua disponibilidade em caixa.

Gerenciamento de roubo

As contagens de estoque vão permitir conciliar seu estoque físico e virtual.

Inconsistências e diferenças entre esses dois fatores podem ser resultado de desvios e furtos de clientes, colaboradores e/ou entregadores.

Melhora o atendimento

Níveis precisos de estoque ajudam a planejar as compras para que não falte produtos nas prateleiras.

Atualmente, as empresas como um todo perdem bilhões de reais em vendas por ano, por não ter disponível os produtos que o cliente deseja comprar.

Reduz perdas e desperdícios

Com o estoque apurado, compras são realizadas com mais eficácia, o que pode evitar perdas de produtos que não tem grande giro.

Vale considerar que, muitas perdas de estoque são inevitáveis, como exemplo, um açougue que compra carne de ave congelada e revende descongelado, todo o peso do gelo que derrete é uma perda.

Mesmo nesses casos a contagem de estoque é importante, pois ela avalia qual é o índice médio dessa perda, evitando assim quebras acima do ideal ou furtos e desvios camuflados como perdas previstas.

Benefícios legais

Ter um controle de estoque correto pode evitar problemas com a fiscalização. O objetivo é manter o seu estoque real igual ao estoque declarado nos arquivos ao governo.

Além da obrigação legal, um estoque correto é primordial para a apuração dos impostos devidos. Já pensou pagar impostos a mais por falta de controle?

E ainda existem diversas formas de aproveitar créditos e benefícios fiscais sobre compras de mercadorias, porém, dependem de um bom processo de contagem de estoques.

Inventário rotativo (cíclico)

Nesse método de contagem de estoque, as mercadorias são contadas de forma gradual com base em um cronograma de contagens com frequência diária, semanal ou quinzenal.

Essa divisão pode ser feita por grupos, categorias, setores, marcas ou até mesmo por variações/fragrâncias de um item.

O inventário rotativo apresenta a opção de contar sequencialmente, ou seja, seguir uma ordem de contagem até passar por todos os grupos, ou por ordem de prioridade, onde conta-se mais vezes produtos importantes dentro de um período.

A contagem rotativa é mais rápida de ser realizada e pode ser feita uma ou duas horas antes da loja abrir.

Clique aqui e acesse o guia completo sobre inventário rotativo.

Contagem de estoque geral (balanço de estoque)

Este tipo de contagem de estoque exige que você conte todos os itens de sua empresa de uma vez só.

Esse processo é marcado por envolver muitas pessoas, o que exige um grande esforço na preparação e treinamento da equipe.

O processo é mais complexo, mas permite que você conheça o real valor do seu estoque no mesmo dia da contagem.

Qual tipo de contagem de estoque eu devo utilizar?

O objetivo dos dois modelos de contagem é o mesmo, porém, ao comparar os dois métodos podemos dizer que o inventário rotativo é o mais vantajoso na maioria das empresas, pois apresenta vantagens como:

• Menor custo com pessoas

• Eficiência no processo de contagem

• Atualização constantes de informações de estoque

Entretanto, o inventário geral ou balanço de estoque, como são chamados, não pode ser descartado. Há muitas ocasiões que ele é viável e pode ser indicado. Como:

• Empresas com estoque de poucos itens poderão optar por fazer inventários gerais em um determinado período, seja quinzenal, mensal, entre outros.

• Empresas que estão a muito tempo sem contagem de estoque podem optar pelo inventário geral antes de implantar o inventário rotativo.

• Empresas que necessitam cumprir uma obrigação legal e “entregar o valor de estoques”.

• Empresas que vão fechar e/ou vender seu negócio normalmente realizam uma contagem de estoque para avaliar o valor do mesmo.

Quando fazer uma contagem de estoque?

A escolha do tipo de contagem de estoque determina os limites de quando realizá-los.

Como a principal finalidade do inventário geral é apurar o estoque físico total, orienta-se realizar a contagem ao final de um período contábil, geralmente anual ou semestral. Portanto, podendo ser períodos menores, dependendo do tamanho e porte da empresa.

Já o inventário rotativo tem a finalidade de prover informações atualizadas constantemente para gerenciamento estratégico de compras e perdas, então, o melhor cenário seriam contagens diárias. Portanto, dependendo do volume de estoque da sua empresa, contagens semanais, quinzenais ou até mensais podem ser compatíveis para chegar ao objetivo.

Quando falamos em qual melhor horário para realizar uma contagem no inventário geral, é unânime: a loja precisa estar fechada.

Já no inventário rotativo, a contagem de estoque da área de venda deve ser com a loja fechada, porém, o depósito pode ser contado com a operação funcionando, desde que a equipe esteja ciente do processo.

Para uma contagem eficiente, alinhe o horário da sua equipe de auditoria para entrar antes da loja abrir, nesse período realizando a contagem da área de vendas, e após a abertura, a contagem do depósito.

Uma dica importante: contagens no primeiro horário do dia são mais eficientes, afinal, cabeça fresca é uma aliada desse processo.

Processos de entradas e saídas

Garanta que os processos de entradas e saídas estejam seguros, com as devidas fiscalizações necessárias. São exemplos:

O processo de recebimento cego na entrada dos produtos, onde o conferente não tem acesso à nota fiscal, apenas coleta a mercadoria que é descarregada pelo entregador e a conferência fica a cargo de uma outra pessoa designada.

Feche possíveis “buracos” que podem ser utilizados como desvios nas saídas dos produtos. Funções como o “fiscal de caixa” ajudam nesse objetivo, pois os mesmos devem fiscalizar os operadores de PDV (Ponto de venda), autorizar cancelamentos e devoluções, entre outras tarefas voltadas ao controle.

Treinamento da equipe de vendas

Equipes de vendas devem ser treinadas para efetuarem a saída correta das mercadorias conforme a especificação de produtos.

Um exemplo disso é o treinamento que os operadores de PDV devem ter para trabalhar em hortifrutis, no qual é orientado a diferenciação entre produtos semelhantes, como a “Ameixa Nacional” e “Ameixa Importada”.

Treinamento da equipe de reposição

A equipe de reposição deve estar treinada para a manutenção correta dos produtos e assim organizar os setores conforme o endereçamento.

Processos de movimentação interna

Imaginamos um supermercado onde ocorre:

• a transformação de uma “Melancia” em “Melancia Cortada”;

• o uso de um detergente para a limpeza;

• o descarte de uma mercadoria vencida.

Os itens acima são exemplos de movimentações internas. Garanta que esses processos estejam sendo realizados de maneira eficiente e que, principalmente, sejam realizados os registros no sistema.

Processos de registro de movimentações

Os processos que comentamos acima, entrada, saída e movimentações internas, todos devem ser registrados no sistema de gestão da empresa.

Antes de começar o inventário faça uma averiguação em todos esses processos para garantir que, o que está acontecendo no físico, esteja também no sistema.

Segurança do estoque

O processo de contagem de estoque vai cumprir um papel muito importante na segurança do estoque, entretanto, têm outros processos que são essenciais para um bom controle.

Um deles é a auditoria de recebimentos, no qual se faz averiguações aleatórias no recebimento verificando a efetividade do processo.

Outro procedimento semelhante é a auditoria de vendas, onde é apurado se as saídas estão ocorrendo da forma correta. Esse também é um processo que deve ser realizado esporadicamente.

A cada passo, vamos colocar a linha do tempo do prazo limite para realizar cada item, ou seja, faça o planejamento (passo 1) até 30 dias antes da contagem.

1 - Faça um planejamento

Contagem de estoque exige muita preparação, por isso monte um bom planejamento para esse processo.

Data e horário da contagem de estoque

Primeiro, defina a data e horário que será realizado a contagem de estoque.

• Se você realizar a contagem fora do horário comercial com a própria equipe, avise seus colaboradores antecipadamente da necessidade de trabalhar as horas extras.

• Caso for realizar a contagem de estoque durante o horário comercial, notifique seus clientes colocando avisos em sua loja com alguns dias de antecedência.

• Geralmente, os depósitos são contados antes da área de vendas, estipule com precisão esses horários, pois serão determinantes para a organização dos estoques.

Oriente o setor de compras para a contagem

Faça uma reunião com a equipe de compras. Programe seus recebimentos de pedidos para depois da contagem de estoque.

Oriente também a comprar somente o necessário para o giro, obviamente, cuidando para não faltar produtos.

Essas medidas facilitarão sua contagem de estoque, pois terão menos produtos na empresa no dia do processo.

Prepare o sistema

Se necessário, marque uma reunião com o técnico de seu sistema para organizar como será feito o processo de contabilização da contagem no software.

2 - Selecione quem realizará a contagem

Realizar contagens exige algumas habilidades específicas, como concentração, agilidade e matemática básica. Dê prioridade para pessoas que possuem essas qualidades.

Muitas vezes, por ser necessário uma grande equipe de auditoria, não será possível contar apenas com pessoas habilidosas. Nesse caso, coloque as pessoas mais qualificadas para contar os itens mais difíceis.

Selecione algumas pessoas para fazer auditorias nas contagens, ou seja, conferências durante o processo.

Selecione também o responsável que ficará a frente dos processos voltados ao sistema.

Uma outra opção é contratar uma empresa terceirizada de auditoria. Isso é bastante útil se você não tiver os conhecimentos ou recursos internos para realizar a contagem por conta própria.

3 - Organize os materiais para a contagem

Garanta a disponibilização de todos os materiais necessários para os colaboradores. São eles:

• Pranchetas
• Planilhas de contagem de estoque
• Papel de anotações
• Canetas
• Calculadoras
• Coletores
• App controle de estoque

4 - Organize o seu estoque

A organização da área de vendas e depósito é um dos principais fatores que vão garantir o sucesso da sua contagem de estoque.

Realize uma reunião com a equipe de estoque com a seguinte pauta:

• Oriente que, próximo ao dia da contagem, seja feito a reposição somente do estoque necessário para a venda. Essa medida deixará menos produtos na área de vendas e mais produtos no depósito, otimizando a contagem.
• Deixe produtos semelhantes próximos uns aos outros.
• Evite ao máximo ter produtos espalhados em vários pontos da empresa, isso aumenta o risco de esquecimento por parte do contador.
• Uma excelente técnica é dividir o seu estoque em setores/grupo. Isso facilita o entendimento das pessoas que irão realizar a contagem e deixará o mapa do estoque mais simples.
• Crie grupos ou setores menores, isso simplifica as conferências de contagens após o inventário.
• Crie um plano de ação com datas e horários de organizações específicas, como, alinhar os produtos um dia antes da contagem, definir quais itens podem ser contados previamentes, averiguação de todo o estoque antes da contagem, entre outros.

5 - Desenhe o mapa do seu estoque

Desenhe um mapa da sua empresa, incluindo todos os locais que possuem estoque, como paredes, displays, pallets, gôndolas, prateleiras, check stands, pontos extras, etc.

Não esqueça de estoques que ficam nas áreas de recebimentos e espaço de espera, como ambientes de entrega, trocas e descartes.

Defina um número para cada setor/grupo que você criou no passo anterior. Eles serão utilizados para rastrear o que já foi e o que falta ser contado.

O mapeamento da sua loja ajudará você a alocar pessoas para diferentes setores. Desse modo a equipe irá trabalhar de forma eficiente e com menos erros.

6 - Treine a equipe de contagem

Faça treinamento com a equipe de auditoria e informe a todos a importância do processo de contagem de estoque.

Crie um procedimento de contagem por escrito e inclua detalhes sobre as melhores práticas para contar e como organizar os produtos para o processo.

Abaixo, algumas sugestões de treinamentos:

• Mostre como utilizar as ferramentas de contagens.
• Faça exemplos práticos da melhor forma e ordem de contagem. Se necessário leve a equipe até a área de venda e/ou depósito para mostrar o melhor jeito de contar.
• Mostre exemplos de produtos de difícil contagem e erros comuns que acontecem ao contar estoque.
• Dê a eles um exemplo de uma planilha preenchida e simule uma contagem.
• Faça com que cada colaborador participante conte um ou dois produtos como treino.

7 - Organize as equipe para a contagem

Com o mapa em mãos, separe os colaboradores em equipes e defina qual parte do estoque eles irão contar.

Mostre para cada integrante da equipe qual seção ele irá contar com antecedência.

Classifique as performances das equipes para contar por nível de dificuldade. Por exemplo, uma equipe apenas com pessoas habilidosas podem contar um setor considerado difícil. Já um grupo com pessoas menos habilidosas poderão contar produtos mais fáceis.

8 - Faça uma pré-contagem (quando necessário)

Ao observar itens que são complexos de serem contados, adote a pré-contagem para otimizar o processo.

Um dia antes da contagem de estoque audite esses itens. Na sequência armazene os produtos contados em caixas lacradas ou espaços fechados.

Se, no dia da contagem física real, você encontrar caixas com lacres quebrados ou irregularidades nos espaços fechados, os itens precisarão ser recontados.

9 - Revisão antes da contagem

Um dia antes da contagem de estoque, repasse todo planejamento feito para averiguar se não foi esquecido nada.

Faça um checklist com todos os pontos que foram falados anteriormente e que necessitam de atenção.

10 - Tenha comes e bebes

Contar fisicamente o inventário pode ser um processo chato e muitas vezes bem cansativo. Fornecer lanches darão a seus colaboradores um impulso de energia e ajudará na concentração.

11 - Faça a contagem

Faça uma reunião inicial

Reitere que este é um processo muito importante e custa muito para a empresa.

Se foi realizado alguma alteração nos locais dos itens, conduza os colaboradores pela loja para evitar confusão e mostre tudo o que está diferente do que foi antecipadamente planejado.

Inicie a contagem de estoque

Distribua as equipes para os setores apontados do seu mapa e inicie o processo de contagem.

Ao decorrer do processo, monitore se não há muito "papo" entre os contadores. Lembre-os que a contagem necessita de atenção máxima.

Durante a contagem, coloque a equipe responsável pelas conferências das contagens para validar se foram feitas corretamente. Caso levante-se muitos erros, peça para recontar ou solicite apoio de outra pessoa.

Conforme um setor é finalizado, marque que ele foi contado no seu mapa de estoque e colete as planilhas de contagens.

Contabilização do estoque no sistema

Entregue as planilhas para o responsável que irá validar e fazer os processos no sistema.

12 - Valide a contagem

Defina um responsável para selecionar alguns itens e validar se a contagem foi feita corretamente.

Uma boa opção é selecionar os 100 itens que mais deram divergências e recontá-los.

13 - Analise os resultados

Com a contagem de estoque finalizada, é importante validar as diferenças que você detectou com as informações armazenadas anteriormente no seu sistema de gerenciamento de estoques.

Tire um relatório com os itens que tiveram a maior divergência e inicie um processo de investigação do “porquê” da grande diferença.

Analise os processos que podem ter causado essas divergências.

Faça o download grátis da planilha de contagem de estoque clicando aqui.

Dentre esses materiais você vai encontrar:

• Plano de ação: onde você pode definir responsáveis, prazos e quanto vai custar cada um dos passos da contagem de estoque.

• Planilha de contagem: lista de registro de itens contados.

• Planilha de conferência: planilha para fazer as conferências durante a contagem de estoque.

• Planilha de acuracidade: essa fórmula irá te mostrar a assertividade da sua contagem de estoque.

Identificação dos itens obsoletos e de giro lento de estoque

Estoques obsoletos no depósito representam dinheiro parado. Aproveite que seu estoque está correto para identificar esses itens e promocionar eles de maneira que “liquide” essas mercadorias.

Para identificá-los, dívida o valor do seu estoque (em preço de venda) pela média de vendas diária (em preço de venda), o resultado é o seu giro de estoque em dias.

Agora que você tem esse dado, compare com o estoque em dias ideal para essa categoria de produtos. Os valores que excederem esse indicador podem entrar na lista para liquidação de estoques.

Sugere-se aproveitar períodos pós-inventários para realizar promoções do tipo “líquida estoque”.

Identificar e eliminar os itens com defeito ou danificados

A contagem de estoque é um “pente fino”, aproveite para identificar produtos com defeitos, danificados e vencidos. Reduza o risco de uma indisposição com clientes e problemas com o Procon.

Sugerir opções de melhoria dos métodos de controle dos estoques

O resultado da contagem geral proporciona informações reais das diferenças entre o estoque virtual e o físico, assim, apontando problemas de movimentações de estoques.

Métodos falhos de entrada, saídas e movimentações internas de mercadorias podem ser os causadores da divergência do estoque, por exemplo, um produto que é conferido por amostragem no recebimento e não na sua totalidade.

Não perca o trabalho no “dia seguinte”

O inventário geral acerta o estoque, portanto, movimentações erradas podem “estragar” o estoque rapidamente.

Uma opção de melhoria seria a implantação do inventário rotativo para realizar a manutenção da contagem geral, identificando novos problemas e resolvendo-os rápidamente.

Utilize software para auxiliar na contagem do estoque

App para controle de estoque e gerenciadores de cronograma de inventários para celulares facilitam o trabalho do controle de estoque, além de apresentarem baixo custo quando comparado com coletores de dados.

Controle a acuracidade do seu estoque

Acuracidade de estoque aceitável é um índice indispensável para você medir a efetividade de suas contagens de estoque.

Sua fórmula é: